Projektmanagement – Wie begonnen, so…

1. August 2015

Projektmanagement gehört zum Basis-Umfang in Studium und Ausbildung. Projekte erfolgreich umzusetzen, sollte deshalb, so könnte man meinen, nicht so schwierig sein.

Die Realität sieht leider häufig immer noch anders aus.

Messlatte für den Projekterfolg: in time, in budget, in quality.

Die CHAOS-Studie der amerikanischen Standish Group beschäftigt sich seit vielen Jahren mit den Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren in IT-Projekten. Sie gehört zu den bekanntesten Studien im Bereich des Projektmanagements, in der seit 1994 in möglichst vielen Unternehmen wissenschaftliche Erhebungen durchgeführt werden.

Messlatte für den Projekterfolg ist  hierbei, ob das Projekt in der geplanten Zeit, mit den geplanten Kosten und Ressourcen und in der geforderten Qualität abgeschlossen wird.

Die untersuchten Projekte werden dabei in drei Typen aufgeteilt. Die Werte in Klammern zeigen die Entwicklung der prozentualen Verteilung von 1994  2012, wobei sich an diesen Zahlen die positiven Effekte der grundsätzlichen Professionalisierung des Projektmanagements in den letzten Jahren ablesen lassen.

Typ 1 - Projekt erfolgreich abgeschlossen (16 %  39 % aller Projekte)

Das Projekt wurde rechtzeitig, ohne Kostenüberschreitung und mit dem ursprünglich geforderten Funktionsumfang abgeschlossen.

Typ 2 - Projekt teilweise erfolgreich (53 %  43% aller Projekte)

Das Projekt wurde abgeschlossen, es kam jedoch zu Kosten- und/oder Zeitüberschreitungen oder es wurde nicht der vollständige geplante Funktionsumfang erreicht.

Typ 3 - Projekt nicht erfolgreich (31 %  18% aller Projekte)

Das Projekt wurde abgebrochen.

Die festgestellten Haupterfolgsfaktoren in Projekten sind:

  • Einbindung der Endbenutzer
  • Unterstützung durch das obere Management
  • Klare Anforderungen

Die Hauptpunkte, die zum Scheitern der Projekte führen, sind:

  • Fehlende Zulieferungen durch Benutzer
  • Unvollständige/unklare Anforderungen
  • Häufige Änderungen der Anforderungen

Die meisten Fehler in der ersten Projektphase

Die CHAOS – Studie ist zugegebener Maßen nicht unumstritten, aber unabhängig von der exakten prozentualen Verteilung bestätigt Sie Erfahrungswerte aus der Projektarbeit von A`PARI Consulting in der Art, dass eine Vielzahl von Fehlern in Projekten ihren Ursprung bereits in der Anfangsphase haben. Die Langzeitstudie bestätigt damit aus unser Sicht deutlich das Paradigma modernen Projektmanagements, nämlich die Bedeutung des sogenannten Stakeholder Management.

Man unterscheidet aktive und passive Stakeholder, um im Rahmen der Stakeholderanalyse den Einfluss auf das Projekt (Macht) und die Einstellung zum Projekt (Ziele) zu identifizieren, woraus die Basis für den Kommunikationsplan entsteht. Aktive Stakeholder arbeiten direkt am Projekt mit oder sind direkt vom Projekt betroffen. Passive Stakeholder sind von der Projektdurchführung oder den Projektauswirkungen nur indirekt betroffen.

Zu den aktiven Stakeholdern zählen u.a.:

  • Projektmitarbeiter
  • Kunden
  • Benutzer
  • Betriebsrat
  • Auftraggeber
  • Sponsor
  • das Unternehmen selbst.

Zu den passiven Stakeholder zählen u.a.:

  • Familie der Projektmitarbeiter
  • Öffentlichkeit
  • Sonstige Personenkreise mit Interesse / Betroffenheit am Projekt

Nur wenn alle Stakeholder frühzeitig in das Projekt eingebunden werden, wird ein Projekt erfolgreich sein. Dies sicherzustellen und konsequent zu leben, stellt besondere Anforderungen speziell an die sozialen Fähigkeiten eines Projektmanagers.

Die meisten Projekte, so die Erfahrungen von A’PARI Consulting GmbH scheitern, weil die „weichen Faktoren“ in Projekten zu wenig oder zu spät beachtet werden.  

Soziale Kompetenz als Anforderung an den Projektmanager

Auf allgemeines Management- und produktspezifisches Wissen (z.B. Branchenkenntnisse, Software-Engineering für IT-Projekte) kann im Projektmanagement natürlich nicht verzichtet werden.

Neben der reinen Projektmethodik sind aber auch die sozialen Fähigkeiten eines Projektmanagers für den Projekterfolg entscheidend. Projektmanagement ist immer auch Risiko- und/oder Chancenmanagement zugleich, da in jedem Projekt ungeplante Situationen auftreten. Einen guten Projektmanager macht aus, dass er solche Situationen früh erkennt, mit möglichst wenigen Reibungsverlusten die Risiken ausschaltet oder die sich stellenden Chancen nutzt. Gute Projektmanager verfügen daher über Erfahrungen, die auf zwischenmenschlicher Ebene die Gebiete von Kommunikation und Konfliktmanagement, Teambildung und Motivation umfassen, so dass die Stakeholder im Projektmanagement jederzeit gemäß ihren Erwartungen, Anforderungen und Bedürfnissen entsprechend informiert und integriert sind.

Kommunikation die „halbe Miete …“

Das amerikanische Project Management Institute (PMI), das mit seinem Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) das Standardwerk zum Projektmanagement herausgegeben hat, weist in seiner Unterscheidung der zehn Wissensgebiete des Projektmanagements (Integrationsmanagement, Inhalts- und Umfangsmanagement, Terminmanagement, Kostenmanagement, Qualitätsmanagement, Personalmanagement, Kommunikationsmanagement, Risikomanagement , Beschaffungsmanagement und Stakeholder Management) der Kommunikation mit Einbezug aller Beteiligten und Betroffenen (= Stakeholder) eine zentrale Bedeutung mit häufig bis zu 50% der Projektarbeit zu.

Eine adäquate Kommunikation kann dabei nicht früh genug starten, denn die Weichen für ein erfolgreiches Projekt in budget, in time und in quality werden am Projektanfang gestellt.

„Sag mir, wie ein Projekt beginnt, und ich sage Dir, wie es endet“

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