Die Qual der Wahl - ERP oder Speditionssoftware

19. August 2015

Bei vielen Speditionen steht in den kommenden Jahren die Ablösung der bisherigen Speditionssoftware an. Die heutigen Systeme entsprechen häufig nicht mehr den gestiegenen Anforderungen und unterstützen oft insbesondere die kommerziellen Prozesse nur unzureichend. Welche Handlungsalternativen haben Speditionen und Logistikdienstleister? Diese Ausführungen sollen den Entscheidern eine erste Orientierung geben.

Veränderte Rahmenbedingungen

Gerade in der Logistik ist die Komplexität des Geschäftes durch die zunehmende Internationalisierung in den vergangenen Jahren deutlich angestiegen. Die Forderung nach einer stärkeren Integration in unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse und Netzwerke sowie höhere Anforderungen an Service, Zuverlässigkeit, Geschwindigkeit und Flexibilität, neue Produkte und Geschäftsprozesse können mit den bestehenden IT-Systemen häufig nicht mehr oder nur mit erheblichem manuellen Zusatzaufwand erfüllt werden. Der Druck zur Senkung der Logistikkosten bei gleichzeitig hohem Leistungsniveau erfordert das konsequente Heben aller Potenziale.

Potenziale heben

In den vergangenen Jahren wurden die operativen, den physischer Transport betreffenden Prozesse in den meisten Transportunternehmen bereits intensiv optimiert. Insbesondere die Disposition und Auftragsabwicklung, Abholung, Umschlag und Distribution wurden konsequent verbessert. Weitere wesentliche Optimierungschancen liegen aber noch im Bereich der kommerziellen kundenahen Prozesse sowie in der Unternehmenssteuerung, dem Controlling und Risikomanagement. Daneben besteht vielfach Verbesserungsbedarf im Hinblick auf eine schnelle und flexible Integrationsfähigkeit in die jeweilige Supply Chain und IT-Systeme der Kunden. Diese Anforderungen werden durch die Entwicklungen zu Industrie 4.0 noch größer.

Aber warum wurden die in diesen Bereichen vorhandenen Potenziale häufig noch nicht gehoben? Ein großes Manko besteht nach Beobachtung von A’PARI Consulting in dem oft unzureichenden Integrationsgrad der eigenen IT, ohne den keine einheitliche verlässliche Informations- und Datenbasis und vor allem keine durchgängige Prozessunterstützung möglich sind. Medienbrüche, Mehrfacherfassungen von Daten, erhebliche manuelle Aufwände beim Zusammenführen und Abgleich von Informationen und ein Wildwuchs an „Neben-Systemen“ (häufig als Excel-Lösungen) sind ärgerliche Folgen. Auch der Automatisierungsgrad von Standardprozessen, die Transparenz und Messbarkeit der Prozesse und die Steuerung des Ressourceneinsatzes sind in vielen Speditionen verbesserungswürdig. Dies alles ist ohne den Einsatz einer zeitgemäßen IT nicht machbar.

Aktuelles Lösungsangebot Speditionssoftware

Der Softwaremarkt für spezifische „Speditionslösungen“ hat sich in den vergangen Jahren nicht grundsätzlich weiterentwickelt. Wegen der wirtschaftlichen Lage haben viele der mittelständisch strukturierten Softwareanbieter ihre Lösungen nur rudimentär weiterentwickelt. Auch nach der zwischenzeitlich erfolgten Konsolidierungsphase sind keine eindeutigen „Stars“ erkennbar. Einige Unternehmen sind vom Markt verschwunden, andere wurden „aufgekauft“. Auch international zeichnen sich keine neuen Lösungen ab.

Betrachtet man den klassischen „Speditionssoftware“-Markt, so fallen folgende Dinge auf:

  • Die bestehenden Lösungen legen nach wie vor ihren Schwerpunkt auf eine möglichst optimale Unterstützung der operativen Prozesse. Hier bieten fast alle Produkte eine gute bis sehr gute funktionale Unterstützung. Fast alle Produkte sind allerdings eher national ausgerichtet.
  • Mit wenigen Ausnahmen wurde die „Gesamtarchitektur“ der Speditionssoftware in den vergangen Jahren nicht wesentlich verändert. Technologische Innovationen oder gar Quantensprünge sind in der Regel nicht zu erkennen.
  • Die klassische Systemarchitektur sieht eine Arbeitsteilung vor: Die operativen, in Form von Speditionssoftware abgedeckten IT-Systeme und die kommerziellen IT-Systeme (Vertrieb, Kundenservice/Reklamationsbearbeitung, Finanzbuchhaltung, Controlling etc.) sind zumeist strikt getrennt und nur durch Schnittstellen miteinander verbunden. Dies erschwert die zeitnahe verlässliche Bereitstellung von kommerziellen und operativen Daten. Hierdurch kann es zu Problemen in der Unternehmenssteuerung, bei der Transparenz und sogar der „Revisionssicherheit“ sowie dem Risikomanagement kommen.
  • Zu berücksichtigen ist, dass die Architektur in den Folgeprozessen oder in den Fachabteilungen zu Mehraufwänden führen kann, weil die genannten Schwächen teils aufwendig (manuelle Tätigkeiten) umgangen werden müssen. Ein typisches Zeichen sind die zahlreichen „Nebensysteme“ in Form von Excel- oder Access-Anwendungen.
  • Durch die Vielzahl der erforderlichen „Spezial“-Systeme (zum Beispiel Vertriebssteuerung, Kundenservice, Tourenplanung, Zoll, unterschiedliche Lösungen für unterschiedliche Verkehrsträger) und kundenspezifische Anpassungen sind selbst in mittelständischen Speditionen 20 bis 30 unterschiedliche parallel bestehende IT Systeme keine Seltenheit. Hier fallen hohe Folgeaufwände an den Schnittstellen und für die Betriebsführung an.

Aktuelles Lösungsangebot ERP-Software

Noch relativ neue Player im den Softwaremarkt für Transportlogistik-Lösungen sind die ERP-Anbieter. Die namhaften ERP (Enterprise Resource Planning) Systeme (unter anderem der Marktführer SAP, aber auch Microsoft) haben sich in den vergangenen Jahren in vielen Branchen, insbesondere auch der Industrie, als „Standard“ etabliert. Durch technische und funktionale Weiterentwicklungen können deren Produkte zunehmend auch in Speditionen und bei Logistikdienstleistern wichtige Kernprozesse unterstützen.

Betrachtet man die am Markt verfügbaren ERP-Lösungen für Logistikdienstleister, so fallen folgende Details auf:

  • Historisch gesehen, kommen diese ERP-Lösungen eher aus dem kommerziellen und finanzwirtschaftlichen Umfeld und unterstützen Prozesse wie CRM, Vertrieb, Auftragsmanagement, Finanzen und Controlling. In der Regel weisen sie durch eine entsprechende Technologie auch einen höheren Integrationsgrad (einheitliche Datenbasis, Reduktion interner Schnittstellen) im Vergleich zur „Speditionssoftware“ auf.
  • Während das klassische Warehouse Management traditionell schon immer sehr gut unterstützt wurde, besteht aus Sicht der Spedition noch Verbesserungsbedarf in der Unterstützung der operativen speditionellen Kernprozesse. Diese Schwächen werden durch „Zukauf“ und /oder Integration von externen Partnerlösungen zunehmend abgebaut.
  • Die Gesamtarchitektur ist „Industriestandard“, wie zahlreiche sehr große Installationen in anderen Branchen zeigen, in der Regel stabil, trotzdem flexibel und bietet deshalb eine realistische Chance zur Konsolidierung der vorhandenen Anwendungen und Infrastruktur.
  • Die ERP-Anbieter adressieren den Markt der Speditionen und Logistikdienstleister als wichtige Zielmärkte. Die agierenden Anbieter sind international aufgestellt und finanzstark, so dass die Lösungen tendenziell als zukunftssicher gelten können.
  • Nach wie vor ist der Zeit- und Kostenaufwand für ihre Einführung höher als bei Speditionssoftware. Dies resultiert u.a. aus der erforderlichen ganzheitlichen Betrachtung von Organisation, Prozessen und IT: ERP-Projekte sind immer mit Veränderungen verbunden und bedürfen deshalb eines intensiven Change Managements. Zum Teil wird versucht, die Implementierungskosten durch „voreingestellte und mit Branchenspezifischen Inhalten gefüllte Systeme“, sog. Templates, zu reduzieren und die Einführungsgeschwindigkeit zu erhöhen.

Beurteilung von Handlungsalternativen

Nachdem Speditionen in der Vergangenheit nur die „Wahl“ zwischen den verschiedenen Speditionslösungen hatten, eröffnen sich durch den Markteinstieg der ERP-Anbieter nunmehr auch andere Lösungsansätze und Chancen.

Für die Beurteilung von Handlungsalternativen sind folgende Fragen von besonderer Bedeutung:

  • Welche Potenziale können mit der IT-Lösung erzielt werden (Effizienz der Prozesse, Beitrag der IT zum Geschäftserfolg)?
  • Wie stabil und sicher ist die Lösung (Architektur, Anbieter)?
  • Was kostet die Lösung (Wirtschaftlichkeit)?
  • Wie kann eine möglichst reibungslose Migration zum Zielsystem erreicht werden (Projektmanagement/Vorgehensweise)?

Klassische Speditionssoftware hat Ihre Vorteile in der Unterstützung der operativen Prozesse, den niedrigeren Einmalkosten (Projektkosten), der geringeren Komplexität des Projektes (IT-Projekt) und der Umsetzungsdauer.

Nachteile liegen in der häufig nur rudimentären Unterstützung der kundennahen Prozesse und der Unternehmenssteuerung. Dazu kommen der geringe Integrationsgrad (Insellösungen, Mehrfacherfassungen, „versteckte“ Folgekosten) aufgrund der Architektur sowie die fehlende internationale Ausrichtung und Investitionssicherheit.

ERP Systeme haben ihre Stärke in der Unterstützung der kommerziellen Prozesse (Vertrieb, CRM, Abrechnung, Finanzen, Controlling) und der insgesamt höheren Integrationsmöglichkeit aufgrund ihrer stabilen Architektur. Weitere Vorteile liegen in der Konsolidierung der IT, der leichteren Kundenanbindung (Kunden nutzen zumeist selber ERP-Systeme) sowie der Internationalität und Zukunftssicherheit.
Weniger gut sind zum heutigen Zeitpunkt die Unterstützung der operativen Prozesse, die höhere Komplexität und die höheren Investitionskosten.

Der Austausch einer Speditionssoftware gegen eine andere bringt die Unternehmen häufig nicht weiter. Wenn die IT einen zunehmenden Beitrag zum Geschäftserfolg leisten und zusätzliche Potenziale gehoben werden sollen, sind andere Denkansätze erforderlich.

Die Frage, die sich die Speditionen stellt, lautet deshalb zunehmend nicht mehr: Welche Speditionssoftware ist für uns die richtige? Sondern: Wie kann eine Lösung unsere Gesamtprozesse möglichst effektiv und effizient unterstützen?

Hier geht es also um eine ganzheitliche Sicht auf die „Gesamtarchitektur“ der Prozesse, Funktionen und IT. Nur so sind noch Quantensprünge und das Heben weiterer Potenziale möglich.
Positiv aus Sicht der Entscheider ist, dass die heute verfügbaren ERP-Architekturen von der Architektur her sowohl den alleinigen homogenen Einsatz zulassen als auch die intelligente Kombination mit den im Unternehmen oder am Markt vorhanden Lösungen.

In der Praxis bietet sich häufig eine intelligente Kombination von ERP und vorhandener Speditionssoftware an: Die Arbeitsteilung zwischen den Systemen hängt dabei sehr stark von den im Unternehmen vorgefundenen individuellen Gegebenheiten ab. Hierdurch ist eine sanfte Migration vom Status Quo zum Zielsystem möglich.

Gleichzeitig hält man sich alle Optionen für spätere Entscheidungen offen und kann die Marktentwicklung abwarten. In jedem Fall erfolgt eine Konsolidierung der Anwendungslandschaft (Senkung der Betriebskosten und Risiken). Die Vorteile für die Spedition liegen auf der Hand: 

  • Hoher Abdeckungsgrad der funktionalen Anforderungen
  • Gute Erreichbarkeit der Verbesserungspotenziale
  • Offenheit/Flexibilität bei neuen Kundenanforderungen, Anbindung von Kunden und Partnern (auch international)
  • Relativ hoher Integrationsgrad von Daten und Systemen
  • Überschaubarer, weil über mehrere Jahre verteilbarer Aufwand (wichtig, da Speditionssoftware häufig schon „abgeschrieben“ ist und deshalb vermeintlich kostengünstig ist).
  • Keine einseitigen Abhängigkeiten von einem Anbieter.

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