Zusammenarbeit mit Lieferanten und Subunternehmern – mit klaren Regeln lebt es sich besser

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen unterliegt besonderen Sicherheitsanforderungen. Sei es durch Gesetze oder Vorgaben von Kunden. Diese Anforderungen müssen Sie vollumfänglich umsetzen, um Ihr Geschäft zu sichern. Um dies zu gewährleisten, ist es aber essentiell, dass auch ihre Lieferanten und Subunternehmer sich an dieselben Spielregeln halten.

Wie kann man nun den Lieferanten und Subunternehmer davon überzeugen, dass er Ihre Vorgaben einhält?

1. Sinnvolle Anforderungen definieren
Definieren Sie klare Anforderungen und Erwartungen an Ihre Lieferanten. Versuchen Sie dabei, die Vorgaben, denen Sie unterliegen, in einer entsprechenden Formulierung an Ihre Lieferanten anzupassen. Bestimmen Sie nur, was der Lieferant umsetzen soll, und nicht,  wie er dies zu tun hat. Dabei müssen die Anforderungen verständlich, wie auch realistisch umsetzbar sein. Haben Sie mehrere Lieferanten, so fassen Sie die Anforderungen am besten in einer zentralen Richtlinie zusammen, auf die Sie verweisen können. Das erspart Aufwände bei der Gestaltung von individuellen Verträgen.

2. Anforderungen positiv verkaufen
Ich erlebe es immer wieder, dass interne Mitarbeiter dem Lieferanten direkt sagen, dass es ihnen Leid tut, dass man sie mit überzogenen Anforderungen belästigt. Das ist der falsche Weg. Erklären Sie dem Lieferanten, wie Sie zu dieser Anforderung kommen und was deren Ziel ist. Meist sind die Lieferanten dabei sehr verständnisvoll, da sie ggf. schon ähnliche Themen bei anderen Kunden hatten und mit ihrem eigenen Lieferanten ähnlich verfahren müssen.

3. Umsetzung der Anforderungen überprüfen
Prüfen Sie regelmäßig nicht nur Ihre internen Prozesse und Realisierungen, sondern auch die der Lieferanten. Dadurch stellen Sie sicher, dass der Lieferant im  gemeinsamen Sinne handelt. Gibt es Abweichungen zu Ihren Anforderungen, haben Sie die Möglichkeit, mit ihm gemeinsam Gegenmaßnahmen zu vereinbaren.

Im Privatleben ist das ähnlich. Ich als Besitzer zweier größerer Hunde kann nur bestätigen: Mit gewissen Regeln lebt es sich leichter. Der Hund kennt die Stellung in seinem Rudel und weiß, in welchem Rahmen er sich bewegen kann. Dadurch sind die gegenseitigen Erwartungen klar, und es kommt eine gewisse Entspannung bei beiden Parteien auf, die das Zusammenleben erleichtern.