Als Logistikdienstleister sollte man sich – wie jedes Unternehmen – von Zeit zu Zeit die Frage stellen, wohin man sich als Unternehmen entwickeln möchte. Passen die Services noch? Sind die Prozesse stabil und sicher? Sind sie bei Auftragsschwankungen skalierbar? Was muss ggfs. geändert werden? Um diese Fragen beantworten zu können, sollte man aber zunächst wissen, wo man aktuell steht.
Wo stehen wir als Unternehmen?
Eine Bestandsaufnahme ist mit punktueller Unterstützung durch einen branchenerfahrenen Berater oft leichter möglich: Der Blick von außen ermöglicht – ohne „Altlasten“ oder Abteilungsdenken – eine klarere Sicht auf den Status Quo. Auch hilft ein Benchmark mit vergleichbaren Unternehmen, den aktuellen Zustand der Abläufe objektiver zu beurteilen.
Das ist mit überschaubarem Aufwand möglich. Eine erste grobe Einschätzung lässt sich z.B. schon mit dem Quick Check erreichen. Diesen bietet A’PARI im Rahmen der aktuellen DVZ-Artikelserie zum Speditions-Monitor Prozesse/IT zu einer geringen Bearbeitungsgebühr an (https://www.dvz.de/index.php?id=825).Als Ergebnis erhält man einen Benchmark auf Basis einer guten Handvoll KPI, die sich für die Einschätzung der Prozesseffizienz bewährt haben.
Wer es genauer haben möchte, sollte eine Potenzialanalyse ins Auge fassen. Innerhalb weniger Tage analysieren die Berater vor Ort die Abläufe und zeigen Verbesserungspotenziale auf. Hierbei werden wesentliche Schwächen in der Prozessgestaltung für die operativen und administrativen Prozesse identifiziert und Lösungsansätze benannt.
Wenn – etwas grober mit dem Quick Check, etwas feiner mit der Potenzialanalyse – der aktuelle Status transparent ist und wenn im Unternehmen Konsens darüber besteht – kann man sich um die zweite Frage kümmern.
Wo wollen wir hin?
In dieser Phase werden Ziele anhand von Kennzahlen und Messgrößen für wichtige Soll-Prozesse definiert, mit Hilfe derer man sich als Unternehmen selbst Zielgrößen definieren kann. Nach der Gegenüberstellung lassen sich Maßnahmen zur Verbesserung der Messgrößen definieren.
Die Ergebnisse aus der Potenzialanalyse lassen sich im Rahmen der anstehenden Prozessdefinitionen als Checkliste verwenden, um sicherzustellen, dass alle erkannten Schwachstellen in den Soll-Prozessen auch berücksichtigt werden.
Wenn Sie diese Überlegungen z.B. im Kontext einer strategischen Entscheidung für ein neues Transport Management System (TMS) anstellen, bietet sich auch an, eine Einschätzung der IT Investitionen unter Berücksichtigung der Prozessunterstützung und erzielbaren Nutzenpotenziale vornehmen und in Form von Standard-KPI (z.B. IT Kosten/Mitarbeiter, IT Kosten/Sendung, IT Kosten/ Umsatz) im Vergleich zu anderen Marktteilnehmern darzustellen
Wie können wir die Zielerreichung messen?
Somit sind wir schon bei der dritten wichtigen Frage. Es ist sinnvoll, für die künftigen Soll-Prozesse Kennzahlen/Messgrößen zu definieren, an denen man zum späteren Zeitpunkt Prozessverbesserungen erkennen kann.
Etwa sechs bis neun Monate nach der Prozessverbesserung und/oder der TMS-Einführung sollte die Potenzialanalyse – nunmehr mit der Betrachtung der Prozessveränderungen – wiederholt werden. So werden die Effekte des Projektes im Detail sichtbar.
Die veränderten KPI lassen sich somit im Rahmen einer „Vorher-Nachher-Betrachtung“ vergleichen. Im Idealfall sollte man diesen Gesamtzyklus (Bestandsaufnahme, Zieldefinition für die Prozesse, Messung der Effekte) regelmäßig alle 2-3 Jahre durchlaufen. Dann wird es für die beteiligten und betroffenen Mitarbeiter immer einfacher, denn Übung macht auch in Veränderungsprojekten den Meister.
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