Wie IT Kennzahlen Projekte sicher scheitern – 9 Dinge, auf die man besser achten sollte

Die Einführung von IT Kennzahlen ist nicht so trivial, wie sie oft scheinen mag. Hierbei geht es nicht darum, das schönste Tool auszuwählen, das den größten Funktionsumfang und die meisten Reports ermöglicht (obwohl viele dies denken). Es geht darum, das für das Unternehmen passende Vorgehen zu entwickeln mit dem die relevanten Kennzahlen definiert und gemessen werden. Die Königsdisziplin folgt im Anschluss daran: Die Ableitung von Maßnahmen, zur Verbesserung der eigenen Leistung.

Leider erleben wir es immer wieder, dass viele Projekte schon vor der Definition der Maßnahmen scheitern. Die folgende Aufstellung ist aus unserer Erfahrung heraus entstanden und gibt Aufschluss darüber, welche Stolperfallen dem Projektteam begegnen können.

1. Der falsche Ansatz

Bereits hier können Fehler passieren, die sich durch das komplette Projekt ziehen. Wird die Frage nicht beantwortet, ob die Kennzahlen mit Hilfe einer Balanced Scorecard aus den Unternehmenszielen abgeleitet werden, oder ob man sich alleine auf die kontinuierliche Verbesserung eines bestimmten Bereichs konzentriert, kommen die falschen Parameter in die Betrachtung. Dies kann dazu führen, dass man zwar ein funktionierendes IT Kennzahlensystem einführt, dieses jedoch das Unternehmen in keiner Form weiterbringt, da am Thema vorbei gearbeitet wurde („schön, aber nutzlos“).

2. Die falsche Sicht auf das Projekt

Die Einführung eines Kennzahlensystems im Unternehmen ist eine grundlegende Veränderung. Deshalb ist es wichtig, dass die Geschäftsleitung das Projekt fördert und unterstützt. Während dieser „Promotion“ soll den Mitarbeitern deutlich gemacht werden, worin die Ziele des Ganzen liegen und wie das Vorgehen ist.

3. Keine Integration der Mitarbeiter

Die Integration der betroffenen Mitarbeiter in die Definition der Kennzahlen ist das A und O für den gesamten Erfolg des Projektes. Findet diese nicht statt und wird durch einen Top-Down Ansatz ersetzt, bei dem die Kennzahlen und die angestrebten Zielwerte vorgegeben werden, sorgt es dafür, dass die Mitarbeiter von Beteiligten zu Betroffenen werden. Eine ablehnende Haltung gegen das Projekt ist meist die Folge. Oft führt dieser Punkt alleine schon zum Scheitern des kompletten Projektes.

4. Die Kennzahlen sind nicht an das Unternehmen angepasst

Um zu schnellen Ergebnissen zu kommen, lassen sich Unternehmen gerne dazu verleiten, bestehende Kennzahlen von anderen Unternehmen, aus dem Internet oder von Tool-Anbietern zu übernehmen. Sie versprechen sich daraus einen Quick-Win. Dies kann sich jedoch schnell ins Gegenteil umkehren, wenn die verwendeten Kennzahlen gar nicht zum Unternehmen passen, weil sie ggf. aus einer anderen Branche kommen, oder die Unternehmensgröße nicht vergleichbar ist.

5. Die Kennzahlen passen nicht zu den Zielen

Oft werden in Kennzahlen Projekten Messwerte etabliert, die für sich gesehen Sinn machen, jedoch nicht das gesetzte Ziel verfolgen. Die Ableitung der Kennzahlen muss aus den vorher definierten Zielen geschehen, um diese zu erreichen.

6. Es gibt zu viele Kennzahlen

Erfolgreiche IT Kennzahlen Projekte zeichnen sich nicht dadurch aus, dass möglichst viele Kennzahlen ermittelt werden, weil z.B. die eingesetzten Tools diese schon mitbringen. Es ist vielmehr wichtig, so viele Kennzahlen wie nötig und so wenig, wie möglich zu finden. Aus unserer Erfahrung haben sich Werte von maximal 10 verschiedenen Kennzahlen bewährt. Alles was darüber liegt, führt zu einem erhöhten Erfassungs- und Aufbereitungsaufwand und zerstört den Mehrwert des Kennzahlensystems.

7. Hoher Erfassungsaufwand der Kennzahlen

Wie sind die Kennzahlen aufgebaut? Wie können diese Kennzahlen, Tool-gestützt, ausgewertet und aufbereitet werden? –  Dies sind die Fragen, die das Projekt sich stellen muss. Oft werden Kennzahlen definiert, die einen höheren personellen Aufwand erzeugen, als dass sie einen Nutzen auf der anderen Seite generieren. Dadurch werden Ressourcen zur Aufbereitung der Kennzahlen gebunden, die im Tagesgeschäft fehlen.

8. Die Kennzahlen werden isoliert betrachtet

Eine isolierte Betrachtung von Kennzahlen kann dazu führen, dass sich Abteilungen gezielt auf diese Kennzahl hin optimieren. Eine Verbesserung der Leistung tritt jedoch nicht ein. Deswegen müssen die Kennzahlen immer im Gesamtkontext betrachtet werden, um ein „Schönen“ der Kennzahl zu vermeiden und verwertbare Ergebnisse zu erzielen.

9. Die Ableitung der Maßnahmen ist fehlerhaft

Ein gut etabliertes Kennzahlensystem mit der entsprechenden Auswertung ist noch kein Garant für den Erfolg. Auf die abgeleiteten Maßnahmen kommt es an. Hierbei ist es nötig, eine langfristige Betrachtung anzustellen und wenige gezielte Maßnahmen zu etablieren. Erst wenn diese umgesetzt sind, können weitere Maßnahmen folgen. Wichtig hierbei ist es, die Mitarbeiter zu involvieren und an der Ableitung der Maßnahmen teilhaben zu lassen. Dies stärkt das Verständnis und die Bereitschaft, wirklich etwas zu ändern.