Veränderungen – Gut Ding braucht Zeit

Mit Veränderungen haben Sie es in Ihrem Unternehmen und wir in unseren gemeinsamen Projekten jeden Tag zu tun. Ohne Veränderungen können Unternehmen nicht bei neuen Rahmenbedingungen oder Marktentwicklungen im Wettbewerb bestehen. Veränderungen sind also überlebenswichtig.

Umso bedeutsamer ist es, diese Veränderungen zügig und professionell umzusetzen. Oft werden wir (erst) gerufen, wenn die im Unternehmen angedachten Veränderungen nicht so richtig vorankommen. In einer kleinen Artikel-Reihe in unserem A’PARI Blog möchte ich einige wesentlich Aspekte von Veränderungen darstellen. Was sollte man bei Veränderungsprojekten beachten? Was sind typische Fehler?

Egal, ob eine neue Organisation, veränderte Abläufe oder eine neue IT. Veränderungen müssen gut vorbereitet werden, und sie brauchen Zeit. In diesem ersten Teil geht es um den Zeitbedarf von Veränderungen. Es gibt hier 2 Extreme, die Veränderungsprojekte gefährden.

Blinder Aktionismus

Kaum ist klar „Hier muss sich etwas verändern“, schreitet man zur Tat. Mit der Bemerkung, dass ja sowieso alles klar und keine Zeit verloren werden darf, werden erste Veränderungen umgesetzt, vielleicht eine „Task Force“ eingesetzt und losgelegt. Umso ernüchternder fällt das Fazit nach einigen Monaten aus: Schlecht vorbereitet, wird ein „Strohfeuer“ entfacht, das in kurzer Zeit wieder erlöscht – genauso wie der Elan und die Motivation der Beteiligten. Zurück bleiben Ratlosigkeit und Frustration, vor allem aber das negative Grundgefühl, dass man eben für Veränderungen doch nicht reif ist. Und keiner will sich beim nächsten Mal die Finger verbrennen, also lieber doch keine Veränderungen….

Zeitliche Verschleppung

Anders als beim Slow Food ist beim Slow Go bei Veränderungen das „SLOW“ durchaus negativ zu betrachten. Diese Unternehmen erkennt man daran, dass zwar immer wieder über „dringend notwendige Veränderungen“ geredet wird, es aber häufig schon daran scheitert, eine Kick-off Veranstaltung überhaupt zu terminieren. Termine, z.B. für die Definition der Soll-Prozesse werden immer wieder verschoben, bis auch der letzte Mitarbeiter weiß, dass es mit der Veränderung ja so ernst doch nicht gemeint ist. Das Ergebnis ist dasselbe wie im Fall des blinden Aktionismus: Frustration und Vorbehalte für künftige Veränderungen oder sogar hier und da im Unternehmen Häme, dass eben alles nicht so heiß gegessen wie gekocht wird.

Jede Veränderung ist ein Projekt

Eigentlich ist es ganz einfach: Jede Veränderung ist ein Projekt. Deshalb ist es wichtig, alle Aktivitäten – möglichst detailliert – aufzuschreiben und zu ergänzen, wer was bis wann erledigt und was die „Messlatte“ hierfür ist. Das gibt – zusammen mit einer laufenden Überprüfung und Transparenz, Sicherheit, dass der Veränderungsprozess schrittweise umgesetzt wird. Wichtig ist, das gesamte Projekt zeitlich vorzuplanen, also nicht immer nur den nächsten und übernächsten Schritt, weil sonst die Terminfindung für die Folgeschritte (z.B. für Abstimmungsmeetings) unendlich schwer wird, weil in der Regel viele Teilnehmer unter einen Hut zu bringen sind.

Und die Zeit sollte realistisch geschätzt werden: Immer wenn viele Personen (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten) einzubinden sind, steigt der Zeitbedarf überproportional. Die Einführung eines CRM Systems ist vielleicht in 6 Monaten machbar, die Implementierung eines TMS erfordert schon mehr Zeit, am aufwändigsten sind massive Prozess- und Organisationsveränderungen, wo man eher in 12- , 24- oder 36-Monate Schritten denken muss, weil wir Menschen eben eine gewisse Zeit benötigen, bis neue Abläufe stabil und sicher sind.

Ein erstes Zwischenfazit also: Keine Veränderung ohne realistische und verbindliche Zeitplanung. Die Zeit, die in eine richtige Planung gesteckt wird, führt zu mehr Planungssicherheit und Verbindlichkeit. Wer bei der Terminplanung schludert, wird nur selten erfolgreich sein.