Hat man einmal in einem internationalen Projekt gearbeitet, so kennt man die Probleme, auf die man trifft. Die unterschiedlichen Zeitzonen, die verschiedenen Sprachen, das unterschiedliche Verständnis von Lösungen. Wie behält man dabei jedoch trotzdem den Überblick und kommt zu einem erfolgreichen Abschluss?
Jedes Unternehmen hat seine eigene „Meetingkultur“. Ich persönlich bevorzuge den persönlichen Austausch in einem Meeting. Dieses muss gar nicht lang sein. Hauptsache man kann direkt und mit “Blickkontakt” auf sein Gegenüber eingehen. Ist das Projekt jedoch international, ist dies in der Regel nicht möglich. Die meisten Meetings finden über das Telefon oder als Videokonferenz statt.
Telefonkonferenzen mit vielen Leuten können dabei sehr unübersichtlich werden. Und dies meist in Englisch, das je nach Herkunft und Übung unterschiedlich von den Teilnehmern beherrscht wird, was die Sache nicht einfacher macht.
Aber schon die Beantwortung weniger Fragen kann dabei helfen, die “virtuellen Meetings” erfolgreicher zu gestalten: Wer führt durch das Meeting? Was sind die relevanten Punkte? Was wird von mir erwartet?
Im Vorfeld des Termins muss klar definiert sein, wer dazu einlädt. Eine kurze Agenda in der Einladung, inklusive aller benötigten Einwahldaten, stellt dabei das Minimum dar. Somit haben alle Teilnehmer die gleichen Voraussetzungen, sich vorzubereiten.
Haben sich alle Teilnehmer in der Telefonkonferenz eingefunden, spricht der Einladende ein paar einführende Worte. Danach wird die Agenda von Punkt zu Punkt durchgegangen. Es ist dabei besonders wichtig, die Punkte möglichst einzuhalten und nicht vom Thema abzuschweifen. Das würde sonst das komplette Team ausbremsen.
Geben Sie jedem Teilnehmer die Möglichkeit, sich einzubringen.
Im Anschluss an die Telefonkonferenz fasst der Einladende (oder eine Person, die zu Beginn des Meetings festgelegt wurde) alle besprochenen Themen und Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten und Zielterminen zusammen. Dies muss schriftlich, aber nicht zwingend in einem formalen Protokoll dokumentiert werden. Manchmal, insbesondere bei Teams, die sich schon gut kennen, reicht eine einfache E-Mail mit Stichpunkten. Das kommt jedoch immer auf das behandelte Thema an.
Der Vorteil dieser Zusammenfassung am Ende des Meetings ist es auch, dass jeder Teilnehmer noch einmal die Chance hat, das Meeting zu rekapitulieren. Dies ist wichtig, wenn Teilnehmer sich z.B. der besprochenen Punkte unsicher sind, weil es sprachliche Schwierigkeiten gibt.
Sie denken, dass die von mir aufgeführten Punkte “Standard” sein sollten? Leider ist dies nicht immer der Fall. Ist es bei Ihnen so, wie oben beschrieben? Wenn ja, dann machen Sie alles richtig!
Hallo Herr Hoppe,
Sie haben den Nagel genau auf den Kopf getroffen mit Ihrem Post. Noch ein kurzer Kommentar zu dem Problem mit den verschiedenen Sprachen: bei internationalen Projekten ist die Sprache meistens Englisch (jedenfalls aus meiner Erfahrung). Die Teilnahme an englischsprachigen Meetings wird zur Qual, viele stehen auf Kriegsfuss mit diesem Thema und schummeln sich irgendwie durch diese besagten Meetings mir ihrem radebrechenden Englischkenntnissen. Dabei gibt es so viele Möglichkeiten, genau dieses Hinderniss zu eliminieren indem man z.B. ein Englischtraining bucht. Und eine Ausrede, dass man keine Ziet dafür habe ist heutzutage auch etwas schwer nachzuvollziehen. Meine Kunden trainieren mit mir z.B. über Skype. Bequem, flexibel und individuell.
Ihnen weiterhin viel Erfolg and: keep on rockin’!