Tipps für effektive Meetings

Team-Arbeit braucht effektive Meetings. Kein Team funktioniert ohne sie. Meetings bieten die Plattform zum Austausch, zur Selbsteinordnung und Selbstvergewisserung, zur Ideenfindung und zu Auseinandersetzungen. Sie sind Katalysatoren und können auch Mittel zur demokratischen oder konsultativen Meinungsbildung sein.

Effektiv sind sie dann, wenn sie nicht als Zeitverschwendung oder „Aussitzveranstaltung“ gesehen werden können. Mit guter Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung stellen Meetings die besten Werkzeuge in der Projektdurchführung, in der Entscheidungsfindung und für das erfolgreiche Erreichen von Zielen dar.

Aus meiner Team- und Projekterfahrung kann ich folgende Tipps für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von effektiven Meetings geben:

Vorbereitung

• Legen Sie einen Moderator fest.
• Keine Einladung ohne Agenda. Diese wird mit der Einladung versandt.
• Machen Sie sich Gedanken über die geeignetsten Teilnehmer (nicht zu viele, aber die, auf die es ankommt).
• Der Moderator sollte sich auf die Situation vorbereiten und geeignete Arbeitsmittel aussuchen.
  • Für Präsenzmeetings können das Flipcharts, Whiteboards, Moderationskarten, etc. sein.
  • Für virtuelle Meetings per Cisco WebEx, Microsoft Lync, TeamViewer können das vorbereitete Präsentationen oder Speadsheets sein.
• Der Moderator checkt das Protokoll der letzten Sitzung und greift offene Punkte auf.

Durchführung

• Der Moderator leitet die Diskussion. Er fragt Teilnehmer nach ihrer Meinung. Stellt Fragen in den Raum für offene Diskussion. Er fast Erkenntnisse und Entscheidungen zusammen. Er stellt sicher, dass offen Punkte adressiert werden. Der Moderator sorgt dafür, dass alle zu Wort kommen.
• Die Teilnehmer sollten in ihrer jeweiligen Rolle als Entscheider, Mitwirkende, Informationsträger und Informationsverbreiter einbezogen werden.
• Ein Meeting muss protokolliert werden – kein Meeting ohne Protokoll! Offene Fragen und ToDos sollten stets einem Verantwortlichen aus der Runde der Teilnehmenden zugewiesen werden.

Nachbereitung

• Finalisieren Sie das Protokoll. Ich empfehle ein einfach zu nutzendes und einfach zugängliches Format. Ich persönlich erstelle Protokolle direkt im E-Mail-Format. Dann muss die Empfängerin / der Empfänger nicht erst ein angehängtes Dokument öffnen.
  Es empfiehlt sich, das Protokoll zusätzlich an einer zentralen Stelle abzulegen (Firmenlaufwerk / SharePoint / WebServer / etc.)
• Adressaten für Protokolle sind selbstverständlich die Teilnehmer, aber auch andere Involvierte und das Management. Im Wesentlichen werden im Protokoll festgehalten:
  • die Teilnehmer
  • die Agenda und besprochene Dokumente
  • offene Fragen und Aufgaben mit den jeweiligen Verantwortlichen (aus der Teilnehmerrunde)
  • die Ergebnisse
  • Im Projekt kommt in der Regel noch eine Projektplan- und Tasklistenaktualisierung hinzu.
• Ein Projektleiter als Moderator wird wahrscheinlich den einen oder anderen Punkt bis zum nächsten Meeting weiter aufbereiten wollen und zusätzliche Gespräche oder Meetings führen.

Das mag sich sehr formal oder lästig anhören, doch Sie werden merken, dass Sie bei Beachtung dieser Tipps bessere Ergebnisse bekommen, weniger Zeit verschwenden und einen guten Rahmen haben, um wirkungsvoll mit Kollegen oder Geschäftspartnern zusammenarbeiten zu können.

Versuchen Sie es! Viel Erfolg!