(English version below)
Makeln zwischen Ein- und Verkauf
Die Spedition, ob klassisch oder digital, ist hauptsächlich eine Makler-Funktion. Frachtraum wird eingekauft, und dieser Frachtraum wird den Kunden wieder verkauft. Eine schnelle und zuverlässige Übersicht von Ein- und Verkaufspreisen ist die Voraussetzung für die Realisierung des gewünschten Rohertrages. Diese Darstellung dieser Preise ist für moderne TMS – (und ERP-) Systeme meistens kein Problem. Und auch Rohertrags- bzw. Gewinnspannen können abbildet werden. Aber…dies setzt eine korrekte Speicherung von aktuellen und richtigen Tarifen voraus.
In der digitalen Welt setzen wir eigentlich voraus, dass die Datenqualität stimmt, entsprechende Stammdaten gepflegt sind und Tarife elektronisch übermittelt werden. Dies wird auch vielfach gemacht, allerdings i.d.R. per E-Mail. Beim Öffnen des Anhangs mit den ersehnten Tarifen kommt häufig die Enttäuschung. Wie sind diese Zahlen zu interpretieren? Welche Rahmenbedingungen und Fußnoten gilt es für diese Beträge zu berücksichtigen? Welchen Betrag kann ich nun für meine Offerte nehmen? Und nicht zuletzt: Wie kann ich die Tarife automatisch in mein TMS- oder ERP-System speichern?
Hier hakt es meistens. Denn ein Einlesen über ein Dokumenten-Tool gelingt in vielen Fällen noch gerade. Aber dann die Übertragung in die richtigen „Tarifzellen“ des TMS……..Man wundert sich, welche unplausibele Zahlen sich in gewissen Tariffeldern wiederfinden lassen.
E-Rates in der Luftfracht machen das Leben dort leichter
Eine rühmliche Ausnahme bilden hier die IATA E-rates für die Luftfracht. Durch den gesetzten Standard werden die Raten nicht nur vernünftig eingelesen, sondern in das entsprechende vorbereitete TMS korrekt hinterlegt. Das alles hat natürlich einen weiteren Hintergrund. Die Abrechnung mit den Luftfracht-Carriern über CASS erfordert ebenfalls Standards. Und der Slogan „shit in, shit-out“ spiegelt die geforderte Disziplin wieder. Korrekt erfasste Tarife minimieren Abrechnungsfehler.
Offshore Shared Service Center: moderne Tariferfassung im digitalen Zeitalter?
Diese Luftfracht-Standards sind sowohl in der Seefracht wie im Landverkehr kaum zu erkennen. Erhaltene Ratenblätter werden vielfach zu „shared service center“ oder Subunternehmer in Billiglohnländer geschickt, um die Zahlen manuell in die TMS zu erfassen. Weil diese Arbeit oft von nicht-Experten gemacht wird, kommt es häufig zu Falsch-Interpretationen. Denn nicht nur die nackten Zahlen sind wichtig, sondern auch die „kleinen Buchstaben“. Und diese lassen sich meisten nur von Speditions-Experten interpretieren. Sie machen i.d.R. das Matching zwischen den Carrier-Tarifen und der Logik der Tariferfassung des TMS. Der Mensch synchronisiert.
Fragmentierter Markt erschwert Standardisierung
Warum in der Zeit der Digitalisierung so kompliziert? Während die Anzahl der Carrier in der Luftfracht überschaubar sind, tummeln sich im Landverkehr viele Anbieter. Intensiver Wettbewerb, im Gegensatz zu der Luftfracht ein eher begrenzter geografischer Fokus und geringe Standardisierung in der Fracht tun den Rest. Und die Seefracht? Auch hier gibt es wie im Landverkehr viele Anbieter, insbesondere in den Feeder-Services. Die mangelnde und einflussreiche Standardisierungsinstanz à la IATA trägt weiter dazu bei, dass individuelle Tarifangebot-Formate gedeihen.
Na ja, vielleicht ist es auch gewollt, um durch Individualität auch in Tarifstrukturen wettbewerbsfähiger agieren zu können. Denn wenn alles automatisiert laufen würde, wären keine oder kaum menschliche Interfaces und Spezialisten mehr nötig. Dies würde auch schnell einige Anbieter z.B. durch Übernahmen vom Markt nehmen. Die vertikale Integration würde Schnittstellen wegfallen lassen. Aber, was ist, wenn keine Spezialisten mehr gefunden werden können, weil der angespannte Arbeitsmarkt diese nicht hergibt? Dann zwingt diese Situation allen Beteiligten zu Automatisierung und damit Standardisierung. Bis dahin heißt es aber oft: elektronischen Output ausdrucken und Tarife in Tabellen mit der Tastatur erfassen.
Tariffs, Tables, Typing
Brokerage between purchase and sales
The forwarder acting either in the classical or digital way, is a broker. Loading capacities are purchased and these are sold to the customers. A quick and reliable overview of purchase and sales prices is the pre-condition for the realisation of the envisaged gross profit. Showing the prices and tariffs needed is hardly an obstacle for modern TMS- (and ERP-) systems. Also (gross-) profit-margins can be generated and shown. But…..a correct capture and saving of the valid and correct tariffs is a prerequisite for this.
When acting in a digital world we usually assume that tariffs will be transmitted automatically. This is done frequently, however in most cases by e-mail-attachment. When opening this e-mail-attachment with expected tariffs, frustration happens. How to interpret the figures? Which footnotes and general conditions are to be considered? Which amount can be taken for a quotation? And last but not least, how can tariffs be saved in the TMS or ERP-systems?
Here one can get stuck. The technical data import by a document reader usually succeeds. But the transfer into the correct “tariff cells” leads to a wondering about not plausible figures found in certain tariff boxes in the systems.
E-rates in airfreight ease life
E-rates in airfreight are an exception in this case. Supported by the standard set rates are not only imported smoothly but also saved in a correct way in the TMS. Of course this has a reason. The settlement with the airfreight carriers by CASS demands certain standards. And the slogan “shit-in, shit-out” is reflecting the need for the discipline demanded. Tariffs captured correctly minimise deviations within the settlement.
Off-shore shared service center: a modern way of tariff data capturing in the digital era?
The a.m. standards are hardly to be found in ocean freight and land transport. Rate sheets are sent many times to “shared service center” or subcontractors in low wage countries in order to capture the figures in the TMS. As this job is not done by any expert in most cases, false interpretations happen frequently. As not only the naked figures are important but also the small letters. And for this task expert know-how of forwarding specialists is needed. They make the match between carrier tariffs and the logic of tariff–data-capture of the TMS. A human synchronisation process.
Fragmented market hinders standardisation process
Why so complicated in times of digitization? As the number of carriers in airfreight are rather limited, a huge number of hauliers are active in the land transport market. Intensive competition, a (compared to airfreight) limited geographical scope and low level of standardisation of freight are contributing to this situation. And ocean freight? Also here many carriers are active, especially when considering short distances and feeder services. Lack of powerful standardisation bodies like IATA is contributing to the fact that individual quotation formats are prospering.
Anyway, may be individual tariff structures support competitive advantages. As in case everything would work automatically no human interfaces of specialist are needed any longer. This would trigger mergers and withdraw actors from the market. Vertical integration would let interfaces disappear. But what would happen in case no specialists can be found because the labour market would not provide them any longer? This would force all stakeholders to automate and standardize. However until this happens electronic output needs to be printed out and tariffs in tables need to be typed.
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