(English version below)
Softwarefehler verhindert parken
Vor einigen Tagen war ich zum Mittagessen mit einigen ehemaligen Kollegen verabredet. Ich bin mit einem Zeitpuffer von 15 Minuten in die Innenstadt gefahren, um dort ins übliche Parkhaus einzufahren. Doch dann konnte ich kein Ticket ziehen. Die Schranke war zu und ging nicht hoch. Die Ausfahrtschranke war auf, und ein Monteur arbeitete an der Anlage.
„Normalerweise kann ich die Anlage in 20 Sekunden wieder hochfahren, aber jetzt klappt es nicht“, sagte er mir und bat mich, 10 Meter zurückzusetzen. Durch einen nachsichtigen Fahrer hinter mir gelang das auch, und damit fing das Warten an. Der Monteur kam wieder zu mir mit der Meldung, dass er die Software nicht ans Laufen bekam und, dass er erst mal in den Betriebsraum müsste. Nach 10 Minuten kam er wieder und teilte mit, dass es nicht gelang und wir wieder heraus fahren sollten.
Mit viel Koordinationsaufwand gelang es, die Schlange von 10 Fahrzeugen die Rampe rückwärts aus dem Parkhaus zu dirigieren. Alle waren danach auf der Suche nach alternativen Parkmöglichkeiten. Die Einfahrt wurde mit einem orangefarbigen Hüttchen gesperrt. Parkhaus fast leer, Parkplätze genug, Ausfahrtschranke offen. Softwarefehler machen es möglich, dass die Einfahrtschranke nicht hochgeht und so Umsatz und Kundenzufriedenheit verloren gehen.
Hosenträger zum Gürtel: Papier parallel zur DFÜ
Wie ist dies nun in unserer Logistik-Welt? Was ist, wenn TMS- oder damit verbundene Systeme in z.B. Stückgutnetzwerke ausfallen? In den neunziger Jahren wurden parallel zur DFÜ immer noch Speditionsaufträge in Papierform mitgeschickt. Wenn die EDV mal ausgefallen ist (Server unter Wasser, habe ich selbst schon mal erlebt), konnte die Empfangs-Niederlassung zumindest mit den Speditionsscheinen weiterarbeiten und zustellen.
Heute ist die IT-Sicherheit natürlich wesentlich fortgeschrittener und die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen hat nachgelassen. Der Handlingsaufwand von Umschlägen mit Speditionsaufträgen (wenn sie denn überhaupt noch gedruckt bzw. vom Kunden in Papierform erteilt werden) gehört meistens der Vergangenheit an.
Risiko von Störfällen hat abgenommen, integrierte Prozesse aber empfindlicher
Andererseits hat die Cyberkriminalität natürlich auch zugenommen. Die hat meistens nicht den Transport im Fokus, aber dafür benutzte Rechenzentren und Cloud-lösungen könnten durchaus betroffen sein. Auch andere Internet- oder Stromstörungen können die Ablauforganisation treffen.
Gibt es denn Notlösungen für den Fall, dass die TMS oder andere Komponente ausfallen? Sind Mitarbeiter bzw. Key-User mit alternativen Prozessen vertraut gemacht worden? Gibt es Schulungsmaterial bzw. Prozessbeschreibungen? Punkte, die zwar jeder einsieht, die aber im Stress der täglichen Arbeit bzw. auch bei der Einführung oder Anpassung der Prozessorganisation und IT-Systemen häufig vergessen werden. Denn solche Ausfälle kommen ja selten vor. Aber wenn sie passieren, dann….
Was zu tun mit sprechenden Barcode-Etiketten?
„Sprechende“ Barcode-Etiketten sind ja eine gute Basis, über die Kerninformationen von Packstücken und Sendungen verfügen zu können. Doch was soll im Notfall gemacht werden? Sollen Sie abgezogen, fotografiert oder abgeschrieben werden? Wie soll der Empfänger quittieren, wenn die Sendungsdaten nicht im mobilen Gerät des Fahrers vorhanden sind? Alles Themen, wozu es Sinn macht, sich im Vorfeld mal Gedanken zu machen. Wenn der Fall dann eintritt, muss man nicht unter Druck unüberlegt gewisse Schritte machen, die den eigentlichen Schaden noch vergrössern.
Sendungen sollten auch im Störfall bewegt und nicht geparkt werden
Denn wie der IT-Ausfall im Parkhaus Umsatzverluste und Kundenunzufriedenheit herbeiführt, führen auch nicht zugestellte Sendungen, Falschlieferungen, Vertauschen oder Verspätungen im Störfall bei Stückgut-Spediteuren zu den gleichen Symptomen. Ein durchdachtes und geprobtes Notfallmanagement kann die Probleme nicht vermeiden, aber die Schmerzen zumindest weitestgehend lindern. Denn zu lange parken wollen wir alle die Stückgutsendungen nicht….
Do not park in case of incidents
Software failure hinders parking
I had an appointment with some former colleagues some days ago. I went into the city on time with some 15 minutes of spare time and drove as usual into the parking garage. However I could not take a parking ticket and the barrier was closed. The exit barrier was open and a technician was working on the ticket unit.
“Normally I can reboot the system in some 20 seconds but now it is not working” he told me and asked me to drive back some 10 metres. Having an indulgent driver behind me I succeeded and a waiting time began. The technician came to me again with the message that the software could not be restarted and he had to go into the technical room. After 10 minutes he came back and asked me to drive back as the problem could not be solved in due time.
By using some coordination efforts we all succeeded in driving back the slope of the parking with some 10 vehicles. We started the search for alternative parking lots. The entrance was blocked with a traffic cone. The parking garage nearly empty, sufficient empty parking lots, exit barrier open. Software failure made it possible that the entrance barrier did not open and thus turnover and customer satisfaction were lost.
Safety: Using paper in parallel to EDI
How is this situation in our logistics industry? What happens in case TMS or linked systems e.g. for groupage network systems fail? Forwarding paper documents were sent in parallel to EDI some 20 years ago. In case of IT-failures (server flooded I already experienced) the receiving branch could at least continue working with paper documents.
IT security is or course far more developed today and the likelihood of failures decreased. Paper handling with envelopes containing freight documents (if any at all printed or handed over by shippers) belongs in most cases to history.
Risk of failures decreased, integrated processes however are more vulnerable
On the other hand cyber criminality of course increased. Land transport business is not so much in focus but data processing centres and cloud-solutions can be touched anyway. Also other internet or power failures can harm the process organisation.
Are emergency solutions available in case TMS or other components are failing? Have employees or key-users been made familiar with alternative processes? Are training material and process descriptions for this situation available? Topics, which are basically clear to everybody but stress in daily business or with introduction of new process organisations or IT-systems often let them be forgotten. As such failures happen rather seldom. But in case they pop up…..
What to do with talking barcode labels?
“Talking” barcode labels are a good base for working with the core data of packages and consignments. But what to do in case of emergencies? Should these labels be removed, pictures be taken or data be written down? How should the consignee sign for receipt if the consignment data are not available in the mobile data handheld of the driver? All items, which should be considered up front in order they have not to be developed under pressure in case of emergencies, which could lead to hasty actions even increasing the harm.
Consignments should also in case of emergencies be moved and not parked
Like IT-failures in a parking garage are causing loss of sales and customer satisfaction, not delivered consignments, wrong deliveries, commutations or delays are also leading to the same symptoms within groupage transport companies. A sophisticated emergency system cannot avoid the problems but at least decrease the harm. As groupage consignments do not like to be parked too long…….