Am 15.5.2019 erscheint der 2. Teil der gemeinsamen Artikel-Serie von DVZ und A’PARI zum Speditions-Monitor Prozesse/IT. Dieses Mal stehen die Prozesse in Vertrieb und Kundenservice im Fokus.

Vertrieb entscheidet über Unternehmenserfolg

Gute Prozesse beginnen im Vertrieb. Was hier professionell oder aber weniger gut läuft, hat erheblichen Einfluss auf  die Folgeprozesse und den Unternehmenserfolg und die Folgeprozesse.

Zu den wichtigsten Aufgaben des Vertriebes gehört es dabei, abgestimmt auf die Stärken des eigenen Leistungsangebots Zielkunden und -märkte zu definieren, die der Vertrieb systematisch bearbeiten kann. Wenn die ersten Preisanfragen bearbeitet und Angebote erstellt werden, sind Informationen das A und O für die Abgabe wirtschaftlicher Tarife und Konditionen. Denn für die Angebotskalkulation kommt es darauf an, die eigenen Prozesskosten zu kennen.

Mit dem TMS verzahntes CRM nicht nur für den Vertrieb sinnvoll

Um den Vertrieb und Kundenservice zu unterstützen, ist ein CRM-System als führendes System für die Kundeninformationen sinnvoll. So profitieren auch die Operative sowie die Abrechnungsabteilung davon, dass klare Vereinbarungen mit dem Kunden getroffen und dokumentiert sind. Dabei müsse der Vertrieb darauf achten, dass sich Tarife und Konditionen im IT-System abbilden lassen. Dann vereinfache und beschleunige sich die Abrechnung, was letztlich die Liquidität verbessere.

Ein CRM-System ermöglicht es, den Vertriebsprozess systematisch zu steuern. Mit den Informationen aus dem CRM kann der Vertrieb Bestandskunden nach Potenzialen bearbeiten, Besuche planen und mit einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der ausgeführten Aufträge gezielt vorbereiten.

Darüber hinaus ist es in der CRM-Software auch deutlich einfacher als im Transportmanagementsystem (TMS), die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen. Einen weiteren wichtigen Pluspunkt in Sachen Transparenz bieten die Systeme im Kundenservice. Denn hier haben die Mitarbeiter deutlich schneller und einfacher Zugriff auf die jeweiligen Kunden-, Auftrags- und Sendungsdaten, was die Beantwortung von Serviceanfragen effizienter macht.

Vertrieb legt Grundlage für die Automatisierung der Folgeprozesse

So ausgestattet, verfügen Speditionen über die geeigneten Grundlagen für eine weiterreichende Automatisierung, den Schlüssel dafür, die Ampel des Speditions-Monitors Prozesse/IT im Bereich Vertrieb und Kundenservice auf Grün zu stellen. Dafür müssen sich die Unternehmen im Vertrieb weiter professionalisieren, ihre Datenqualität verbessern und die Basis für eine Automatisierung der nachfolgenden Prozessschritte schaffen.
Dabei gehe es vor allem um zwei wichtige Bereiche. Erstens müsse die Konditions-Vielfalt deutlich reduziert werden. Denn die Abrechnungsmodalitäten sind bei einem Großteil der Speditionen noch immer so komplex und individuell geregelt, dass manuelle Eingriffe bei der Rechnungsstellung erforderlich bleiben. Darüber hinaus kommt es darauf an, dass sämtliche Auftragsdaten der Kunden frühzeitig und korrekt elektronisch vorliegen – sei es per Web-Erfassung, EDI oder idealerweise über Echtzeitschnittstellen. Diese Themen muss der Vertrieb im Kundengespräch aktiv ansprechen.