Im Rahmen des Reportings wird in vielen Unternehmen ein unglaublicher Aufwand betrieben, um die benötigten Datenmengen zu gewinnen, aufzubereiten und dem Management zur Verfügung zu stellen. Zur Analyse der Gründe von Abweichungen und Veränderungen bleibt oft zu wenig Zeit, oder es fehlen die technischen Möglichkeiten. Ein BI-Tool (Business Intelligence) kann die Lösung sein.

Warum dauert das Erstellen der Reports so lange?

• Inhomogene Datenbasis: Die Daten kommen aus mehreren IT-Systemen und werden (meist in Excel) so zusammengestellt, dass eine Auswertung überhaupt erst möglich ist.
• Mangelnde Datenqualität: Das Controlling muss vor Erstellung der Reports die Rohdaten auf Falscheingaben und fehlende Plausibilität prüfen und aufwändig nachbearbeiten.
• „Ich habe aber andere Zahlen“: Reports und Kennzahlen sind nicht klar definiert, es wird mehr über die Darstellung und den Inhalt als über die Aussagekraft des Ergebnisses diskutiert.

Dabei ist Reporting mit klar definierten und von allen akzeptierten Reports und Kennzahlen weitestgehend automatisierbar – wenn die Datenbasis stimmt.

Ein wichtiges Hilfsmittel ist dabei ein branchenaffines BI-Tool. Auf der eine Seite kann ein BI-Tool aufgrund der genutzten “Standards” vergleichsweise einfach mehrere Systeme / Datenbanken miteinander verknüpfen, zum anderen werden bereits z.B. in der Logistik-Branche bewährte Reports, Kennzahlen und Analysen im “Lieferumfang” zur Verfügung stellt. Zudem können damit auch Schwachstellen in der Datenqualität aufdeckt werden.

• Nutzen Sie die Möglichkeiten solcher Tools, sparen Sie sich viel Zeit und nutzen diese für eine detaillierte Analyse der Schwachstellen oder positive Veränderungen.
• Achten Sie darauf, dass die Lösung “Branchenstandards”, z.B. für die Analyse von Sendungsstrukturen, Kundenanalysen etc. zur Verfügung stellt. Dadurch profitieren Sie von guten Ideen und Ansätzen anderer Logistikunternehmen.

Die erforderliche Verbesserung der Datenqualität in Form von „sauberem Arbeiten“ am Anfang der Prozesskette und das „Leben“  und die Akzeptanz von Kennzahlen und Analysen im Unternehmen sind dann allerdings primär organisatorische (Veränderungs-)Maßnahmen, hier kann kein BI-Tool helfen.