Softwareauswahl: Was Kunden bei Anbieterpräsentationen erleben können

Für Softwareanbieter sind Softwareauswahlprozesse und Anbieterpräsentationen „Daily Business“, für Kunden und deren Mitarbeiter dagegen etwas Besonderes. Dies sollten die Anbieter immer im Hinterkopf behalten.

Wenn wir im Kundenauftrag solche Auswahlprozesse begleiten, sind wir mitunter negativ überrascht, welchen Grad an fehlender „Professionalität“ und „Wertschätzung“ der ein oder andere Anbieter dem potenziellen Kunden entgegen bringt. Doch der Reihe nach …Die Anforderungen an eine neue Software sind im Lastenheft dokumentiert, die Anbieter haben ein erstes Angebot abgegeben, auf dessen Basis sind eine Handvoll Anbieter zu den Anbietertagen eingeladen worden. Für den Softwareanbieter also eine tolle Gelegenheit, sich und sein Unternehmen zu präsentieren, wenn man etwas daraus macht…

Leider läuft das mitunter schief, wie die nachfolgenden Beispiele aus den vergangenen Monaten zeigen:

• Die Geschäftsleitung und die Key-Player des Kunden sitzen mit Anzug und Hemd im Konferenzraum und sind gespannt, was sie in den nächsten zwei Tagen erwartet. Es wird gescherzt: „Ich wusste ja gar nicht, dass du einen Anzug besitzt, ich kenne dich nur in Jeans!“ „Den habe ich nur für spezielle Anlässe“. Der erste Anbieter betritt den Konferenzraum, in Jeans und ausgebeultem Pullover und präsentiert sein Unternehmen und seine Software. Fazit im internen Review-Gespräch nach der Präsentation: „Der Auftritt war unmöglich“. Die Minuspunkte durch den ersten Eindruck kann der Anbieter in 4 Stunden nicht mehr gutmachen…

• Die Erfahrung, Kompetenz sowie die Chemie zwischen den Projektleitern auf Kunden- und Anbieterseite ist sehr wichtig, daher steht in der Agenda des Anbietertages explizit „persönliche Vorstellung der Projektleiter“. Der Projektleiter auf Anbieterseite ist nicht persönlich anwesend, es wird nicht mal ein Fact Sheet zu dem Projektleiter präsentiert, nur ein Name flüchtig genannt. Auf Nachfrage können zudem keine Informationen zu der Vita des Projektleiters genannt werden.

• Das Lastenheft wurde nur rudimentär gelesen und so werden Dinge präsentiert, die für das Unternehmen gar keine Relevanz haben, auf der anderen Seite aber wichtige Anforderungen weggelassen.

• Der Anbieter hat ein Testsystem eines bestehenden Kunden für die Präsentation mitgebracht, dessen Geschäftsmodell von dem potenziellen Kunden abweicht. Der Anbieter präsentiert das System, ohne es für die Teilnehmer auf deren Bedürfnisse zu „übersetzen“ (bei Ihnen würde das so aussehen / für Sie bedeutet das …).

• Der Firmenname des Kunden wird auf jeder Folie falsch geschrieben.

• Der Anbieter kommt mit mehreren Personen, sie teilen sich die Präsentation auf. Einer von ihnen bearbeitet immer wieder E-Mails am Smartphone, während seine Kollegen präsentieren.

• Der Projektleiter des Anbieters präsentiert die Software, der Geschäftsführer ist sehr dominant und unterbricht ihn regelmäßig. Irgendwann sagt der Projektleiter gar nichts mehr. Die Autorität des designierten Projektleiters schwindet von Minute zu Minute.

•  Im Nachgang zu der Präsentation muss der Anbieter über einen Zeitraum von fast zwei Wochen mehrmals bzgl. der Beantwortung von offenen gebliebenen Punkten angeschrieben werden.

Die Themen „Wertschätzung“ und „Mitnahme der Mitarbeiter des Kunden“ werden von den Anbietern bei ihren Präsentationen häufig unterschätzt, sind jedoch enorm wichtig für ein gutes „Bauchgefühl“ und eine positive Einschätzung eines Produkts/Unternehmens. Klar erwartet der Kunde Inhalte, aber zudem ein Mindestmaß an „Verpackung“.

Achten Sie als Anbieter also auch auf die „Verpackung“, denn das Auge und der Bauch bewerten mit!