Als ich vor einiger Zeit im KickOff-Meeting zu einem strategisch wichtigen Software-Auswahl-Projekt von einem Teilnehmer die Worte „just another software tool“ vernahm, stockte mir fast der Atem. Wie passte diese Einschätzung für die bedeutsame Suche nach der geeigneten Unternehmenssoftware mit dem fehlenden Baustein der aktuellen IT-Landschaft für dieses Logistik-Unternehmen zusammen?
Schade um die vergebliche Arbeit und Kosten
Mein erster Gedanke an halbherzig aufgenommenen und nicht vollständig umgesetzte Anforderungskataloge in Kombination mit rudimentärer Priorisierung bestätigte sich leider im weiteren Projektverlauf. In den vergangenen Jahren wurden in dem Unternehmen nicht nur aus Sicht dieses Mitarbeiters zu viele Software-Projekte angestoßen. Viele wurden nicht konsequent zu Ende gebracht. Teilweise war die Operative nicht in den Auswahl-Prozess einbezogen. Am Ende schwindet dann sogar das Vertrauen in die eigenen IT-Kollegen.
So gelingt die Software-Auswahl mit Sicherheit
Wie kann der Software-Auswahl-Prozess gelingen und für alle Beteiligten das beste Ergebnis ans Licht bringen? Was ist in solchen Projekten die bewährte Vorgehensweise? Eine Marktsondierung allein hilft hier nicht weiter.
Wichtigster Schritt: Anforderungen definieren
Zunächst müssen die fachlichen, funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen klar definiert, nach den unbedingt erforderlichen und den optionalen Aspekten klassifiziert und nach Möglichkeit auch gewichtet werden. Der visionäre oder strategische Blick sollte dabei nicht vernachlässigt werden – schließlich wollen Sie eine neue Software einsetzen, die vielleicht mehr als 10 Jahre in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommt.
Mit diesem Lastenheft können potenzielle Software-Anbieter angesprochen und eine Umsetzungsmöglichkeit, inkl. einer ersten Kostenindikation, abgefragt werden. Die neutrale Bewertung der Rückläufer ist dabei oberstes Gebot. Lassen Sie sich nicht allein von bunten Bildern und beliebten Schlagwörtern blenden, sondern schauen Sie in die Vergangenheit (vergleichbare Referenzen, Umsatz und Finanzkraft) und werfen Sie auch einen Blick in die Zukunft (Roadmap, Technologie, Mitarbeiterstruktur).
Anbietertage: Was hat die Lösung zu bieten?
Konnten Sie geeignete Kandidaten aus den Rückmeldungen herausarbeiten, kommt nach dem Pflichtprogramm nun die Kür: die Anbietertage.
Die Software-Anbieter können sich unter Berücksichtigung der Kernthemen von ihrer besten Seite zeigen und Ihnen nicht nur ihre Software, sondern nach Möglichkeit auch Mitarbeiter wie den potenziellen Projektleiter vorstellen. Sie werden dabei merken, dass bunte Bilder über mehrere Stunden einem strengen Auditorium mit tieferen Frageeinheiten nicht genügen werden.
Detail-Workshop / Proof-of-Concept: Klärung der wichtigen Punkte
Nach dieser Runde können Sie die wenigen Plätze für den nächsten Schritt, einem ganz- oder mehrtägigen Detail-Workshop, vergeben.
Kann Sie bis dahin ein Anbieter noch nicht ganz überzeugen? Schwanken Sie zwischen 2 Lösungen? Mindestens dann sollten von den Anbietern im Rahmen eines Proof-of-Concept die für die Umsetzung wichtigsten Aspekte im Detail bewiesen werden. Dabei werden Sie auch erkennen, wie Sie mit dem ausgewählten Software-Anbieter fachlich und menschlich zusammenarbeiten können.
Software-Auswahl ist auch ein Entscheidungsprozess
Ist am Ende ein geeigneter Kandidat gefunden, muss allerdings auch eine Entscheidung getroffen werden. Dabei ist es sinnvoll sowohl die Operative als auch das Management als Stakeholder an der Entscheidung für die neue Software zu beteiligen. Falls diese nicht – was sinnvoll ist – schon von Anfang an mit involviert waren.
Eine Software-Auswahl macht man im Unternehmen nicht jeden Tag. Umso wichtiger und hilfreicher ist es, erfahrene externe Berater mit einzubinden. Am besten jemanden, der die Branche sehr gut kennt und Ihnen auch später bei der Einführung hilft. Mit klassischen und agilen Vorgehensweisen in unterschiedlichen Rollen (Projektmanagement, Testmanagement, etc.) in den relevanten Projektphasen bis zum Rollout und auch gerne darüber hinaus …
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