Schweigen ist Silber, Reden ist Gold

Wie häufig führen Sie Mitarbeitergespräche? In vielen Unternehmen ist es üblich, dass einmal im Jahr ein mehr oder weniger formalisiertes Mitarbeitergespräch stattfindet. Im Idealfall kommen alle kritischen Punkte und mögliche Entwicklungspotenziale zur Sprache, persönliche Ziele und Maßnahmen werden schriftlich dokumentiert und für das nächste Gespräch auf Wiedervorlage gelegt. Soweit, so gut.

Aber sollte man nicht viel öfter miteinander reden?

Bei unseren Potenzialanalysen, in denen wir in Speditionen Optimierungsmöglichkeiten in den operativen und administrativen Prozessen identifizieren, wird sehr häufig deutlich, dass viele Mitarbeiter bereits  eine genaue Vorstellung davon haben, was  man in der eigenen Abteilung oder im Unternehmen verbessern könnte.

Einmal hatten wir die Aufgabe, die Dispositionsprozesse in einer Ladungsspedition zu analysieren und Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Der Abteilungsleiter war davon nicht sehr erbaut und betonte im Vorgespräch, dass er seinen „Laden gut im Griff habe“. Doch schon das erste Interview mit einem der Disponenten zeigte, dass in der Abteilung so manches im Argen lag. Mehr noch: Der Disponent hatte bereits vor einigen Jahren ein schriftliches (!) Konzept – immerhin gut 10 Seiten stark – erarbeitet, in dem Optimierungsmöglichkeiten in der Organisation und Prozessgestaltung aufgezeigt wurden. Auf unsere Bitte stellte er es uns gerne zur Verfügung.

Was war geschehen? Der Disponent hatte mehrfach einen Anlauf bei seinem Abteilungsleiter unternommen, um mit ihm über seine Ideen und Verbesserungsvorschläge zu sprechen, Der Abteilungsleiter hatte die Gesprächstermine mehrfach mit dem Hinweis auf das wichtigere Tagesgeschäft verschoben. Irgendwann hat der Mitarbeiter aufgegeben und sich fortan zurück gehalten. Sein Konzept verschwand in der Schublade.

Viele Mitarbeiter haben nach unserer Beobachtung Angst, Kritik zu äußern, oder denken, dass sich ja sowieso nichts ändert, wenn sie Ideen vortragen.

Deshalb ist es für das Unternehmen wichtig, eine offene Gesprächs- und Kommunikationskultur zu schaffen, um das im eigenen Unternehmen vorhandene Know-how besser zu nutzen. Hierzu gehören regelmäßige (und nicht nur einmal im Jahr stattfindende) Feedbackgespräche. Dadurch sinkt die Hemmschwelle für Mitarbeiter, Kritik oder neue Ideen zu äußern.

Wichtig ist aber auch, dass die Mitarbeiter anschließend über den Stand ihrer Vorschläge informiert werden.

Ein sinnvolles Vorgehen könnte darin liegen, dass man Ideen unternehmensweit monatlich zusammenträgt und sammelt, anschließend gemeinsam in KVP- oder Innovationsteams bewertet und festlegt, ob und in welcher Reihenfolge sie umgesetzt werden. Somit kann der Mitarbeiter nachvollziehen, was aus seinem Vorschlag geworden ist.

Übrigens: Vieles aus dem o.a. Konzept des Disponenten konnten wir bei der gemeinsamen Optimierung der Dispositionsprozesse in der Spedition 1:1 nutzen. Und der Disponent war sehr froh, letztlich doch nicht für den Papierkorb gearbeitet zu haben.