Prozessreifegrad – Risikominderung und Skalierbarkeit durch das richtige TMS

Visionen und Strategien sind sinnvoll, manchmal geht es aber auch erst einmal darum, mit den Herausforderungen der Gegenwart zurecht zu kommen.

So klagen immer mehr Logistikunternehmen über eine (zu) hohe Auslastung. Transporte können nur noch mit deutlich höheren personellen Aufwand und zu höheren Kosten, z.B.  für den Einsatz der Subunternehmer, durchgeführt werden. Die Menge steigt, die prozentual eh nicht üppige Marge sinkt. Was nützt zusätzlicher Umsatz, wenn nichts hängen bleibt?

Preiserhöhungen und Zuschläge helfen nur kurzfristig

Eine (kurzfristig wirkende) Möglichkeit sind Preisanpassungen. Täglich liest man von bevorstehenden deutlichen Preiserhöhungen, von Aufschlägen in Zeiten besonders hoher Auslastung. Aber das alleine wird mittel- bis langfristig nicht zum Erfolg führen.

Die Frage ist vielmehr: Wie lassen sich unsere Organisation und Prozesse besser skalieren, damit wir auch bei oder trotz wachsendem Geschäft eine vernünftige Qualität und Rendite erreichen?

Manchmal reicht schon ein kleiner zusätzlicher Mengenzuwachs, um die gesamte Abwicklung ins Wanken zu bringen. Kunden drohen wegen schwankendem Service abzuwandern. Das Risikoprofil im Unternehmen verschlechtert sich.

Wie skalierbar sind Organisation und Prozesse?

Jetzt zeigt sich, wer als Spediteur den Dreiklang aus effizienten Prozessen, einer guter IT-Unterstützung und motivierten und erfahrenen Mitarbeitern beherrscht. Prozess-, System- und Medienbrüche, manuelle Mehrfacherfassungen oder arbeitsintensive Suche von Informationen oder eine unzureichende-Automatisierung von Standardprozessen. Das alles führt zu einer  geringen Prozessreife und zwangsläufig zu Qualitätseinbußen und deutlich höheren Kosten.

Die Rahmenbedingungen werden auch in Zukunft nicht einfacher: Schon heute leiden wir alle unter Fachkräftemangel – nicht nur bei Fahrern, sondern auch bei den Speditionskaufleuten gibt es in vielen Regionen deutlich Engpässe.

Diese fehlende Skalierbarkeit birgt Risiken und sollte deshalb unbedingt zum Anlass genommen werden, die eigenen Prozesse und Organisation sowie die IT-Unterstützung auf den Prüfstand zu stellen.

Prozessreifegrad und IT-Unterstützung sind entscheidend

Diejenigen, die in den vergangen Jahren, nicht um jeden Preis gespart haben, sondern ihre Prozesse optimiert und in moderne IT-Unterstützung investiert haben, können die Früchte nun ernten und haben weniger Stress. Der Schlüssel dazu ist – nicht allein, aber mit bedeutendem Einfluss – das richtige Transport Management System (TMS).

Ob man als Unternehmen hier auf dem richtigen Weg ist, kann  an zwei wesentlichen Indikatoren geprüft werden: Welchen Prozessreifegrad wird man mit dem TMS erreichen? Und wie viele (liebgewonnene) Nebensysteme (häufig in Excel) existieren noch nach Einführung des TMS?

Letzten Endes entscheidet der Prozessreifegrad in einem Unternehmen, wie stabil und sicher – auch bei Veränderungen – die Prozesse ineinander greifen. Je reifer der Prozess, umso weniger ist er anfällig bei Personalengpässen oder schwankendem Geschäft.

A’PARI empfiehlt Logistikdienstleistern als Ziel auf einer Skala von 1 bis 5 einen Prozessreifegrad von 4, der als “Managed” bezeichnet wird und auch mittel- bis langfristig für Prozess-Stabilität und -Sicherheit sorgt. Dafür muss man jedoch eine Menge tun, in der Prozessgestaltung genauso wie in der IT-Unterstützung.

Wie lässt sich dieser Reifegrad charakterisieren?

Prozesse

• Unternehmensweit beherrschte und gelebte Prozesse
• Regelmäßige Kontrolle der Prozesseffektivität und –effizienz, u.a. anhand von Kennzahlen

IT-Unterstützung

• Durchgängiges TMS-Kernsystem für operative/ administrative Prozesse (opt. Workflow, einheitliche Sicht auf Daten)
• Sehr wenige Nebensysteme, System-/Medienbrüche
• Alle Kunden und Lieferanten sind digital angebunden

Leider ermöglichen nicht alle am Markt angebotenen TMS überhaupt einen so hohen Prozessreifegrad.

Schon bei der Wahl des TMS auf die mögliche Prozessreife achten

Deshalb ist schon bei der Auswahl darauf zu achten, wie das TMS das Prozessmanagement unterstützt. Indikatoren für gute TMS können z.B. sein:

• Vergleichbare Referenz (Tätigkeitsfelder, Marktsegmente, Länder, Mengengerüste),
• Integrierter Workflow (idealerweise auf Ihre Bedürfnisse, z.B. für spezielle Kunden, zu customizen) mit Möglichkeit zur Automatisierung
• Plausbilisierungen und individuell einzustellende Pflichtfelder (z.B. Dubletten Check bei Stammdaten, best. Kundenaufträgen) zur Fehlervermeidung
• One File Konzept bei mehreren Organisationeinheiten/Niederlassungen (z.B. einmalige Stammdatenerfassung, Sichtbarkeit von Sendungen und Status)
• Rollbezogene Darstellungsmöglichkeit von Masken/Listen (z.B. Reihenfolge, Sichtbarkeit)
• Übersichtsmonitor, Dashboard o.ä., um den Such- und Rechercheaufwand zu minimieren
• Offenheit für die Daten-Integration mit Kunden und Partnern (nicht nur EDI, sondern auch mit Webservices o.ä.)

Welches TMS passt zu Ihren neuen, besser skalierbaren Prozessen? Das beantworten wir gerne mit Ihnen gemeinsam und neutral, z.B. in einem Proof of Concept (PoC) mit potenziellen Lösungsanbietern. Sprechen Sie uns bitte einfach an.