Protokoll und to-do-Liste – „stille Stars“ des professionellen Projektmanagements

In Wikipedia findet man unter dem Begriff Projektmanagement eine umfangreiche Definition. Dort heißt es beispielweise, dass Projektmanagement grundsätzlich das Initiieren, Planen, Steuern und das Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet.

Das Thema ist augenscheinlich so komplex, dass sich weltweit gleich mehrere internationale Verbände etabliert haben, die sich dem Projektmanagement und dessen Standardisierung verschrieben haben, wie:

• das amerikanische Project Management Institute (PMI) mit der PMP-Zertifizierung
• das britische Office of Government Commerce (OGC) mit der Prince-2-Zertifizierung
• die International Project Management Association (IPMA) mit der IPMA-Zertifizierung

Es wird von Projektphasen, Prozessgruppen, Wissensgebieten des Projektmanagements sowie Stakeholdererwartungen und Organisationsmodellen gesprochen oder sogar von Programm-, Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement. Alles unterlegt mit umfangreichen Methoden und mächtigen Werkzeugen zur Erarbeitung grundsätzlicher Festlegungen sowie der Operationalisierung und Überwachung im Projektverlauf.

Das sind alles wichtige Themen, und ich finde es gut und richtig, Projektmanagement wissenschaftlich fundiert und methodisch standardisiert zu betreiben. Bei all diesen vielschichtigen und schwergewichtigen Themen zeichnet sich ein professionelles Projektmanagement aber auch durch den konsequenten Einsatz der „kleinen Helferlein“ im Projektalltag aus. Bekannte und bewährte Hilfsmittel, die im Tagesgeschäft für Struktur und Transparenz sorgen und damit einen wesentlichen Beitrag bei der Steuerung und der Kontrolle von Projekten leisten.

„Wer schreibt das Protokoll ? Wie ist der Stand der to-do`s aus unserer offenen Themen Liste ?“

Ob es dem steigenden Umfang der Projekte durch die schiere Größe der Vorhaben, einer gewissen „Überheblichkeit“ der zertfizierten Projektmitglieder oder anderen Faktoren geschuldet ist … In meinem aktuellen Projektalltag vermisse ich immer häufiger die Festlegung eines Protokollanten zu Beginn der Besprechung oder der routinemäßigen Durchsprache zum aktuellen Status, der in einer to-do-Liste (oder offene Themen Liste oder issue-log) aufgeführten Themen.

In Tateinheit mit Aussagen wie „… das habe ich anders mitgenommen oder verstanden“, „…wo steht das und wann wurde das festgelegt …“, „… welche Fragen bestehen denn noch … was ist der Klärungsbedarf …“ plädiere ich dafür neben dem großen Ganzen auch immer den Blick für die kleinen, vielleicht manchmal auch ungeliebten, Projekterfordernisse und Steuerungsmechanismen nicht zu verlieren. Das klingt lapidar, hilft aber enorm!