Woran scheitern Projekte? Die Gründe sind so vielfältig wie die Projekte selbst. In dem Mix von kritischen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement steht eine schlechte Kommunikation aber oft ganz oben. Was sind die typischen Fallen?
Je nach Projektphase hat die Kommunikation unterschiedliche Schwerpunkte.
Saubere Erwartungsklärung zu Beginn des Projektes
So ist es in der Phase der Projektentstehung besonders wichtig, die Erwartungen an das Projekt, den Projektauftrag klar und eindeutig zu benennen. Je präziser (und damit messbar) der Projektauftrag formuliert ist, umso einfacher fällt die Orientierung für das Projektteam.
Präzision ist im Projektmanagement auch in der Phase der Projektplanung gefragt. Projektpläne, in denen als „Ressourcen“ immer wieder die gleichen Namen auftauchen oder aber viele „n.n.“, sind das Papier nicht wert. Ressourcenengpässe müssen (wie auch alle anderen Projektrisiken) zeitnah und offen angesprochen werden. Nur so lassen sich Probleme gemeinsam lösen.
Transparenz während der Projektlaufzeit
In der Phase der Projektdurchführung kommt es darauf an, Transparenz über den jeweiligen Projektfortschritt zu haben. Nur, wenn der Fertigstellungsgrad verbindlich messbar ist, lassen sich z.B. der Termin für die Anwenderschulungen und Aufnahme des Produktionsbetriebes planen.
Ein wichtiges Kommunikationsinstrument ist in dieser Phase des Projektmanagements der Projektstatusbericht, der anhand von KPI (z.B. Anzahl neuer Anforderungen/CR, Fehlerquote der Auslieferungen, Bearbeitungsstand der Testfälle im Vergleich zum Vormonat) objektiv den erreichten Stand der Software widerspiegelt. Die üblichen allgemeinen, wenig konkreten und textlastigen Statusberichte sind hier weniger sinnvoll.
Vermeidung von Pauschalierung und Bagatellisierung
Sonst kommt es zu solchen oder ähnlichen Dialogen im Lenkungsausschuss: Projektleiter: „Mit der Softwarelieferung können wir nicht zufrieden sein.“ Softwareanbieter: „Wir haben alles geliefert.“ Fachverantwortlicher: „Aber die Software ist nicht zu gebrauchen.“ Softwareanbieter: „Das sind nur kleine Dinge, die in wenigen Tagen zu beseitigen sind.“ …. So kann das – ohne entsprechende Konkretisierung und Messgrößen – noch stundenlang weitergehen.
Pauschalisierung und Bagatellisierung sind hier die größten Stolpersteine.
Vorsicht mit unangemessenen Negativ-Begriffen
Ein anderer wichtiger Punkt ist der inflationäre Gebrauch von „Negativ-Begriffen“. Jedes Projekt hat im Laufe der Zeit Höhen und Tiefen. Wenn aber gleich bei der ersten kleinen Terminverschiebung von den Beteiligten von einer „Krise“, „Katastrophe“ und „Eskalation“ gesprochen wird, darf man sich nicht wundern, dass das Projekt im Unternehmen als „Krisen-Projekt“ verschrien wird. Aus diesem Negativ-Image wieder herauszukommen, ist viel schwieriger, als sich in seiner Ausdrucksweise zu mäßigen. Auch das gehört zu einer Projektkultur.
Leider gibt es noch viele Organisationen, in denen das gut gemeinte Projekt der einen Abteilung von der Nachbarabteilung schlecht geredet wird. Damit ist keinem gedient. Am wenigsten den Mitarbeitern, die sich neben ihrer Tagesarbeit in dem Projekt bis an die Belastungsgrenze engagieren.
Lassen Sie uns also Verallgemeinerungen, Pauschalaussagen und Negativ-Begrffe vermeiden und im Projektmanagement stattdessen präzise, sachbezogen und situationsgerecht kommunizieren. Das sind wir den Projektteams schuldig.
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