Na dann prüfen wir doch mal die Adressen und räumen auf….

Das ist eine häufig verwendete Floskel, wenn es darum geht, Adressdaten aus Altsystemen in ein neues Transport Management System zu überführen. Eine gute Adressqualität ist entscheidend für eine gute Transportleistung. Deshalb gehört die Übernahme von Adress-Stammdaten ganz oben auf die Liste der To-dos bei einer Migration zu einem neuen IT-System. Was ist aber jetzt mit dem Aufräumen gemeint? Wie fängt man am besten an?

Die erste Frage kann man mit einem Wort klären: Früh! Je früher sie sich mit dem Thema auseinandersetzen und die benötigten Parameter festlegen, umso weniger Druck werden sie in der Vorbereitungsphase haben. Denn der in der Überschrift genannte Satz wird häufig allzu fahrlässig auf die leichte Schulter genommen. Bereinigung von Adressen ist in der Regel eine Mammut Aufgabe, an der schon so manches Einführungsprojekt gescheitert ist.

Frühzeitig beginnen, denn es dauert lange

Mit drei unumstößlichen Wahrheiten sollte man sich in jedem Fall anfreunden:

1. Die ideale Herangehensweise gibt es nicht.
2. Es kostet viel Zeit.
3. Man wird es kaum schaffen, wirklich alle Adressen zu identifizieren, die relevant sind.

Aus der Praxis gibt es unterschiedliche Modelle die zu einem hohen Prozentsatz funktionieren.

Auf keinen Fall die Adressdaten komplett übernehmen

Falsch ist es in jedem Fall, Adressen 1:1 aus dem Altsystem, z.B. mit einem entsprechenden Übernahmeprogramm in das neue IT-System zu überspielen. Erfahrungsgemäß hat sich im Alt-System über die Jahre viel „Schrott“ in den Stammdaten gebildet. Unterschiedlichste Schreibweisen, nur zum Teil nachgezogene Veränderungen bei Ansprechpartnern oder Firmierungen, viele Adressen, die gar nicht mehr existieren… Das alles führt dazu, dass nur ein Bruchteil der Adressen, häufig nicht mehr als 20%, wirklich korrekt und aktuell ist.

Wenn nicht „automatisch“, wie dann? Wie wäre es z.B. hiermit:

1. Identifizieren von Adressen, an die in den letzten 12-24 Monaten fakturiert oder bezahlt wurde
2. Identifizierung von Doubletten und Definition des korrekten Datensatzes
3. Priorisierung der Adressen nach Anzahl der Transaktionen
4. Wenn möglich, Identifikation der Adressen mit denen 70-80 Prozent des Geschäfts abgewickelt werden

Auch die operativen Adress-Stammdaten qualitätssichern

Nun sind zunächst die Adressen definiert, die für den meisten Umsatz und die meisten Kosten verantwortlich sind. Um aber die angepeilte Produktivitätssteigerung, die von der Nutzung eines neuen Systems erwartet wird, auch umsetzen zu können, sind auch die „Produktions-Adressen“ von nicht zu unterschätzender Relevanz.

Hier ist nun das Wissen der operativen Mitarbeiter gefragt. Das über die Jahre gewachsene Know-how über lokale Besonderheiten befindet sich in der Regel in den Köpfen einzelner Mitarbeiter und ist nur wenig oder gar nicht in den Stammdaten dokumentiert. Umso wichtiger ist es, die sogenannten „operativen Adressen“ von Anfang an im neuen IT-System sukzessive zu erfassen, wenn sie bei einem Transport eine Rolle spielen und später auch weiter zu pflegen. Das sind z.B. Lade- und Lieferadressen, Umschlagsgesellschaften von Reedereien und Fluggesellschaften.

Korrekte Stammdaten führen zu effizienten Prozessen und Benutzerakzeptanz

Was bisher vom Mitarbeiter aus dem Kopf in ein Adressfeld eingegeben wurde oder mühsam von Hand eingegeben wurde, kann in modernen Systemen mit den entsprechenden anderen Daten verknüpft und von allen Mitarbeitern genutzt werden. Die korrekten Daten werden z.B. bei der Auftragserfassung vorgeblendet und müssen nicht mehrfach erfasst werden. Das erhöht nicht nur die Produktivität, sondern lässt die Mitarbeiter durch weniger Suchen und geringere Reklamationen zufriedener werden. Die Akzeptanz des neuen Systems wird sogleich erhöht.

Leider lässt es sich bei der Migration nicht vermeiden, das einige Adressen „unter den Tisch gefallen“ sind. Diese müssen, nach Inbetriebnahme des neuen Systems, im laufenden Betrieb nachgepflegt werden. Hierbei wäre es gut, wenn ein entsprechendes einheitliches Stammdatenkonzept für Ersterfassung und Pflege vorliegt, das eine entsprechende Qualität sicherstellt

Wenn Sie nach diesem Konzept vorgehen, werden aus 120.000 Adressen schnell mal nur 12.000 relevante und korrekte. Und das ist im Rahmen eines IT-Wechsels eine zu bewältigende Aufgabe.