Die Komplexität unserer Arbeitsumgebung steigt. Komplexität hat ihre Ursache in den Anforderungen, die an Firmen und Mitarbeiter gestellt werden. Die gestiegenen Anforderungen sind zahlreicher und ändern sich schneller als je zuvor.
Manchmal stehen sie in gegenseitigem Konflikt. Der BCG Complexity Index, erstellt vom BCG Institute for Organization, zeigt eine Erhöhung der Komplexität in Firmen seit 1955 um das sechsfache (Quelle: Yves Morieux/Peter Tollman – Six Simple Rules, The Boston Consulting Group 2014.).
Zunehmende Komplexität und rasant wachsende Kompliziertheit
Und dann stehen sich Organisationen noch selbst im Weg: Es sind nicht mehr die einfachen Dinge, die täglich einer Lösung zugeführt werden. Themen überlagern sich. Es gibt Abhängigkeiten. Finale Lösungen stehen nicht fest. Auch, wenn naheliegende Knoten zu lösen sind, zeichnen sich Wege zum Ziel nur schwer ab.
Wenn Komplexität dann in Kompliziertheit mündet, wird sie zum Problem. Firmen laufen in die sogenannte „Komplexitätsfalle“. Sie versuchen Komplexität mit den klassischen Mitteln – Strukturen, Prozessen, Methoden, Regeln und Rollen – zu lösen.
Diese Mittel führen aber leider trotz gegenteiliger Erwartung in eine Sackgasse. Mit steigendem Organisationsgrad (und meist auch Bürokratie) wird die Fähigkeit von Firmen, auf Komplexität zu reagieren, abgewürgt. Manchmal kriegen solche Firmen dann gar nichts mehr hin. Die Anzahl der nicht zum Geschäftserfolg beitragenden Tätigkeiten nimmt quasi exponentiell zu. Es müssen immer mehr interne Reports geschrieben werden, Meeting reiht sich an Meeting, es bleibt immer weniger Zeit für produktive wertschöpfende Arbeit.
Das BCG Institute for Organization führt einen zweiten Index zum oben Genannten an, den Complicatedness Index. Laut ihrer Untersuchung ist dieser im gleichen Zeitraum seit 1955 um das 35-fache gestiegen!
Wo die Komplexität in Unternehmen um das sechsfache steigt, tut es die Kompliziertheit um das 35-fache.
Die Komplexität an sich muss also gar nicht das zu bekämpfende Übel sein. Sie birgt sogar Chancen. Gewinner im direkten Wettbewerb sind heutzutage die Firmen, die mit Komplexität am besten umgehen können und eben gerade mit dieser Fähigkeit Wettbewerbsvorteile erzielen. Wenn es was zu bekämpfen gibt, dann ist es die Kompliziertheit.
Wie bewahrt man Handlungsfähigkeit? – Fünf Tipps
Wie lässt man erst gar nicht zu, dass es zu kompliziert wird? Im Folgenden möchte ich nachfolgende fünf Tipps geben. Ihnen fallen sicher noch Weitere ein.
1) Denken Sie von der Situation zur Handlung, statt vom Problem zur Lösung
Suchen Sie nicht gleich nach der finalen Lösung. Es macht Sinn, die große Frage erst einmal auszuklammern. Klassisch stellen wir ein Problem fest und suchen nach der Lösung. Es ist einfacher, zunächst die Situation zu erkennen und zu beschreiben und daraus Handlungen abzuleiten. Es entstehen wiederum Situationen und auch daraus leitet man wieder Handlungen ab. Zwischen Situation und Handlung steht ein Lernprozess, der in einem gut funktionierenden Team sich stets verbessert und zu einer agilen Organisation führt. Mark Winter und Tony Szczepanek sprechen in ihrem Buch Images of Projekts (Gower Publishing Ltd. 2009) vom SLA-Zyklus. SLA steht für „Situation“ → „Learning what to do“ → „Action“.
2) Effektive Meetings
Gute Team-Arbeit braucht effektive Meetings. Sie sind dann effektiv, wenn sie nicht als Zeitverschwendung oder „Aussitzveranstaltung“ gesehen werden. Mit guter Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung stellen Meetings die besten Werkzeuge in der Projektdurchführung, in der Entscheidungsfindung und für das erfolgreiche Erreichen von Zielen dar (siehe http://blog.apari.de/tipps-fuer-effektive-meetings-2/).
3) Treffen Sie Entscheidungen!
Warten Sie nicht auf …. ja auf was eigentlich? Treffen Sie Entscheidungen! Viele Entscheidungen sollte man unmittelbar im Team treffen. Firmen mit klarer Entscheidungskultur und Entscheidungsregeln sind effizient. Bitte delegieren Sie nicht alles nach oben. Der Kapitän auf der Brücke sollte nicht derjenige sein, der die Entscheidung trifft, ob Schrauben im Maschinenraum nachgezogen werden. Bei Entscheidungen über den Austausch der Maschine oder Wassereintritt im Maschinenraum sieht es schon anders aus.
4) Schaffen Sie Möglichkeiten des Informationsaustausches!
Information ist der Schmierstoff in modernen Unternehmen. Tragen Sie Vorsorge, dass alle Mitarbeiter mitgenommen werden auf dem eingeschlagenen Kurs. Das Management muss regelmäßig informieren und Feedback einholen, aber auch unter den Mitarbeitern in Teams und Team-übergreifend müssen Möglichkeiten bestehen, Infos auszutauschen. Die Kaffeemaschine ist in diesem Zusammenhang wichtig, sollte aber nicht der einzige Ort bleiben. Vielleicht startet man den Tag mal mit einem gemeinsamen Frühstück, oder man nutzt die Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation wie z.B. interne soziale Medien und Foren.
5) Führen Sie erfolgreiche Projekte durch!
Klar begrenzte Projektaufträge, gute Verlinkung zu Projektsponsor und Entscheidern, gut ausgebildete Projektleiter und -mitwirkende sind die halbe Miete. Und ja … wieso nicht auch mal ein agiles Projekt. Langläufer sind zu vermeiden. Kurz und knackig sollte das Projekt sein.
Manchmal reichen schon kleine Schritte. Viel Erfolg beim Umsetzen!
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