Um ein nachhaltiges Wissensmanagement zu betreiben gibt es vielfältige Möglichkeiten. So werden beispielsweise Unternehmens-Wikis, Schulungsunterlagen und e-Learning Programmen eingesetzt.
Ein effizienter Weg, Wissen zu multiplizieren, ist eine funktionierende Key-User Struktur. Die Bezeichnung kann dabei variieren. In manchen Unternehmen ist die Bezeichnung beispielsweise Power-User, Super-User oder Master-User.
Sie gelten als Mittler zwischen zentralen Ansprechpartnern und der Operative. Dabei soll die Kommunikation bewusst in beide Richtungen laufen.
So soll der Key-User Anforderungen aus der Operativen aufnehmen, aufbereiten und an den Produktverantwortlichen weiterleiten. Ebenso sollen neue Funktionen an die weiteren Anwender weitergegeben und vermittelt werden. Zudem steht der Key-User als erster Ansprechpartner für eventuelle Problemstellungen zur Verfügung. Da er mit den anderen Kollegen oftmals auf einer Hierarchieebene agiert, sinkt die Hemmschwelle Fragen zu stellen.
Wie sieht das optimale Profil eines Key-Users aus?
In erster Linie muss ein Key-User kommunikativ sein. Er muss sowohl mit den Anwendern bei sich am Standort, als auch mit den Produktverantwortlichen oder Projektleitern auf Augenhöhe kommunizieren können. Das bedeutet, er muss sich im betroffenen System bzw. den fachlichen Prozessen sehr gut auskennen. Dabei ist ein übergreifendes Prozessdenken unbedingt erforderlich. Die vor- und nachgelagerten Prozesse dürfen nicht unterschätzt werden.
Ein solcher User muss in der Lage sein, Anforderungen zu bewerten und zu formulieren.
Ebenso ist die Themenvermittlung ein notwendiger Bestandteil, um Release-Inhalte und Neuerungen vermitteln zu können. Der Key-User ist Multiplikator für alle sein System betreffenden Punkte.
Organisation
Der Key-User Kreis ist im besten Fall heterogene zusammengestellt. Deckt eine systemische Lösung beispielsweise Disposition und Abrechnungsmodule ab, so sollte ein Kreis z.B. nicht ausschließlich aus Disponenten bestehen.
Ein User Kreis funktioniert nur bei entsprechender Führung. Ein zentraler Moderator und Ansprechpartner ist zwingend erforderlich. Dies ist in der Regel der jeweilige (fachliche) Produktverantwortliche.
Dieser ist dafür zuständig, dass der Austausch zwischen Key-User und Anwendern zielführend umgesetzt wird. Zudem setzt er Impulse für den Austausch der Key-User untereinander. Dafür empfiehlt es sich mind. 1-2 Präsenz-Meetings je Jahr anzusetzen. In diesen sollen Probleme, Neuerung, Verbesserungsvorschläge und Systemerweiterungen diskutiert und priorisiert werden.
Weitere sinnvolle Kommunikationskanäle sind ein E-Mail Verteiler und ggf. eine Plattform zu weiteren Austausch. Beispielsweise ein gemeinsames Laufwerk.
Einbindung in Weiterentwicklung
Bei der Neu- bzw. Weiterentwicklung von Software wird der Key-User frühzeitig mit eingebunden. Er stellt sein fachliches Wissen zur Verfügung und unterstützt so die zielgerichtete Entwicklung der Software. Im Nachgang leistet er Unterstützung beim Rollout und bei Schulungen seiner Kollegen.
Gerne geben wir Ihnen Anregungen beim Aufbau einer Key-User Struktur in Ihrem Unternehmen.
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