Keine langen IST-Analysen, stecken Sie Ihre Energie in den SOLL-Prozess!

In Projekten mit dem Ziel der Prozessoptimierung wird häufig sehr viel Energie und Zeit in die Analyse des IST-Zustandes gelegt. Dieser wird dann auch noch aufwändig dokumentiert. Selbst in mittelständischen Speditionsunternehmen haben wir erlebt, dass man für die Bestandsaufnahme ein Jahr und länger benötigt. Manchmal wird man hierbei sogar von der Wirklichkeit überholt, weil sich über einen so langen Zeitraum wesentliche Rahmenparameter verändern.

Wenn es dann in die Umsetzung geht, ist in vielen Projekten und bei den Projektbeteiligten  die „Luft bereits raus“.

Zu lange IST-Analysen erschweren somit den Übergang zu SOLL-Prozessen und einer zügigen Umsetzung von Verbesserungspotenzialen.

Nach unseren Erfahrungen sollten IST-Analysen deshalb so kurz wie eben möglich sein und vor allem zielgerichtet und nicht nach dem Gießkannenprinzip erfolgen. Die IST-Analyse hat primär vier Aufgaben:

• Sensibilisierung der Mitarbeiter und Führungskräfte für den Veränderungsbedarf
• Erkennen von Ursachen und Wirkung bei Problemen, damit man nicht an Symptomen kuriert, sondern die Themen an der Wurzel anpackt
• Dokumentation der Ausgangslage, um spätere Veränderungen messen zu können – diese muss nicht lang sein, sondern die wesentlichen Punkte beinhalten und nachvollziehbar sein
• Identifikation von Ansätzen für Verbesserungen durch frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter, die ihre „Probleme“ im Tagesgeschäft, am besten kennen und häufig sogar schon Ideen für deren Lösung haben.

Diese Ziele der IST-Analyse lassen sich – wenn man das Geschäftsmodell und Tagesgeschäft des Kunden versteht – durch einen externen Berater bereits sehr schnell und mit relativ wenig Aufwand erreichen. Es darf doch wohl nicht wahr sein, dass man einem Berater – dies geschieht häufig in der Phase „IST-Aufnahme“ erst einmal erklären muss, wie das Logistikgeschäft läuft!

Ein branchenerfahrener Beratungsprofi benötigt weniger Zeit, dadurch kann sich das Projektteam früher auf die Gestaltung der künftigen SOLL-Prozesse konzentrieren.

Das macht nicht nur mehr Spaß als sich mit der Vergangenheit zu beschäftigen, die man ja ohnehin nicht mehr beeinflussen kann, sondern bringt das Logistikunternehmen nach vorne. Besonders kritisch sind langwierige IST-Analysen, wenn dadurch wichtige Personalressourcen beim Kunden gebunden werden, die dann für die Gestaltung der Zukunft keine Zeit und  den „Kopf nicht frei“ haben.

Stecken Sie also lieber Ihre Energie in die Definition der SOLL-Prozesse. Bedienen Sie sich auch schon bei der Aufnahme der IST-Prozesse eines branchenerfahrenen Profis, um das Rad nicht immer wieder von vorne zu erfinden und diese notwendige, aber nicht kriegsentscheidende Phase so schnell wie möglich abzuschließen. Erst die Umsetzung in den Folgephasen macht den Unterschied zwischen Idee und nutzbarer Lösung aus.