Ein wohlwollender Business Case für IT-Outsourcing ist schnell gerechnet und auch leicht dargestellt. In der Praxis zeigt sich jedoch allzu oft, dass manche Kosten für das Outsourcing im Vorfeld nicht berücksichtigt oder objektiv falsch bewertet werden. Das sind insbesondere die Kosten, die man mit dem Outsourcing an einen Dienstleister nicht los wird – sogenannte Remanenzkosten. Im alltäglichen Umgang mit internen Kosten und auch bei der Umlage dieser Kosten auf Dienstleistungen und Produkte ist man gewohnt, sämtliche Sekundärkosten in die Preisfindung und Profitbetrachtung mit einfließen zu lassen. So werden normalerweise die anteiligen Facility-Kosten (z.B Hallenmiete, Hausmeisterleistungen), anteilige Kosten für technische Anlagen (z.B. Telefonanlage, unterbrechungsfreie Stromversorgung), Energiekosten, Personalkosten, usw. erfasst und für die ordentliche Kalkulation und Analyse verwendet. Das ist lobenswert und zeichnet einen guten Betriebswirt aus.
Für die Bewertung eines Outsourcing-Projektes kann diese Kostenbetrachtung kontraproduktiv sein, denn mit dem Outsourcing fallen nicht unbedingt sämtliche in der Dienstleistung oder im Produkt berücksichtigten Kosten weg. Es ist für die Business-Case-Betrachtung vielmehr entscheidend, welche Kosten man am Ende tatsächlich los wird. Im Business Case ist deshalb peinlich genau darauf zu achten, dass all die Kosten, die im Falle des Outsourcings im Unternehmen verbleiben, nicht als potenzielle Einsparungen mit einfließen.
Wenn die Gebäude-Kosten so bleiben, wie sie sind, dürfen sie nicht anteilig eingerechnet werden. Wenn technische Anlagen nicht komplett abgebaut werden können, verbleiben die Kosten im Unternehmen. Genauso verhält es sich mit Personal, das mit dem Outsourcing nicht an den neuen Dienstleister überführt wird. Auch Energiekosten, die eventuell noch immer in gleicher Höhe aufzuwenden sind (z.B. für Heizung, Beleuchtung).
Man spricht in all diesen Fällen von Remanenzkosten, also Kosten, die nicht im gleichen Maß verringert werden können, wie Leistungen nach außen an einen externen Dienstleister verlagert werden. Es kann sogar sein, dass andere eigenerstellte Leistungen oder Produkte sich verteuern, weil Synergieeffekte wegen schlechterer Auslastung verloren gehen.
Damit der Business Case aufgeht, ist deshab
- dazu zu raten, die benannten Kosteneinsparungen daraufhin zu untersuchen, ob sie wirklich erzielt werden können und
- in der Umsetzung darauf zu achten, dass diese benannten Positionen real wegfallen.
Nicht selten bleiben Ressourcen somit auch Kosten beim outsourcenden Unternehmen zurück. Die Zeche wird dann doppelt gezahlt. Machen Sie diesen Quercheck! Sie haben kein Geld zu verschenken.
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