Eine Potenzialanalyse ist ein guter Anfang

In jedem Unternehmen gibt es etwas zu verbessern. Man muss es nur wollen. Und konsquent umsetzen. Das zeigt ein aktuelles Beispiel aus unserem Kundenumfeld.

Vor 4 Jahren haben wir in der mittelständischen Spedition mit Schwerpunkt auf Stückgut-Systemverkehre im Rahmen einer Potenzialanalyse die Geschäftsprozesse analysiert und gemeinsam mit den Kunden-Mitarbeitern Verbesserungspotenziale identifiziert. Wie ging es weiter?

Wie lässt sich die Prozessreife verbessern?

Prozessqualität, Effizienz und Sicherheit haben immer auch etwas mit der IT-Unterstützung zu tun. Schon damals war klar, dass das bestehende Transport Management System (TMS) am Ende seines Lebenszyklus war.

Inzwischen hat das Unternehmen einen Großteil der seinerzeit definierten Hausaufgaben erledigt. Die Prozesse wurden verbessert – auch durch ein neues integriertes TMS. Beides zusammen hat die Prozessreife stark verbessert.

Wo sind die größten Effizienzgewinne zu erwarten?

Wie nicht anders zu erwarten, ergaben sich die prozentual größten Verbesserungen in der Abrechnung. Gerade dort kommt es auf Genauigkeit und Datenqualität an. Etwas überspitzt sprechen wir von einem „Müllabladeplatz“:  Alles, was in den vorgelagerten Prozessen nicht richtig eingegeben, geprüft wurde, läuft in der Abrechnung auf Fehler. Dort sind die Folgen von manuell geprägten Abläufen, System – und Medienbrüchen wie handschriftlichen Kommentaren auf Lieferscheinen oder Ladelisten oder nicht vorhandenes Konditionen und Tarife am meisten zu spüren.

Abrechnungsmitarbeiter verbringen viel Zeit und Mühe mit der Nachbearbeitung der Aufträge und  dem Zusammensuchen der „richtigen“ Informationen. Indem der Prozess (von der Kundenanfrage bis zur Abrechnung) durchgängig gestaltet und konsequent auf die Qualität der Stamm- und Bewegungsdaten geachtet wird, können bemerkenswerte Effekte erreicht werden. In diesem konkreten Fall wurde die Effizienz in der Abrechnungsabteilung (gemessen in abgerechneten Sendungen je Mitarbeiter in der Abteilung) um über 40 % verbessert.

Was sind weitere Vorteile?

Auch andere Prozesse weisen große Verbesserungen – sowohl gemessen in der Effizienz als auch in der Qualität – auf. So etwa stieg die Leistung im Umschlaglager (bezogen auf die dort tätigen Mitarbeiter) um über 20%. Die Mitarbeiter konnten mit dem neuen IT-System durch frühzeitige, bessere Informationen und Abstimmung mit dem Büro die konjunkturell bedingte massive Steigerung der Mengen sehr gut abfedern. Auch die Transparenz für die Führungskräfte verbesserte sich deutlich. Das Controlling hat alle Leistungszahlen und KPI nunmehr zeitnah und ohne große Verrenkungen transparent zur Verfügung. So konnte der Admin-Anteil des Personals (gemessen an der Gesamtzahl der Mitarbeiter) von knapp 16% auf 12% gesenkt werden.

Die bereits erreichten Verbesserungen sind Ansporn, auch weitere Prozessverbesserungen konsquent umzusetzen. Die Digitalisierung bietet hierfür und für die Verbesserung des Kundenservices reichlich Spielraum.

Eine weitere Produktivitätssteigerung ist durch die Fokussierung auf die Vernetzung mit Kunden/Partnern, eine weiter zunehmende Transparenz und „einfachere“ Prozesse erreichbar.

Was zeigt dieses Beispiel?

Es zeigt zum einen, dass die Digitalisierung keine reine langfristig ausgerichtete Zukunftsvision sein muss, sondern in der Kombination von IT und optimierten, stärker automatisierten Prozessen bereits kurzfristig zu einen Return on Invest führt. Es zeigt aber auch, dass man als Unternehmen mit der Umsetzung von Verbesserungspotenzialen nicht warten sollte, sondern zeitnah loslegen sollte. Am besten mit einer Potenzialanalyse.

Und wenn man es aus Kapazitäts- und/oder Know-how-Gründen alleine nicht schafft, ist es allemal besser und für das Unternehmen billiger, externe Spezialisten mit an Bord zu holen. Diese können die Dinge erledigen, die man selbst im Moment nicht schaffen kann. Damit die schlummernden Potenziale auch tatsächlich gehoben werden.