Egal ob in der Speditions- und Logistikbranche oder im Fußball, der Grad des Zusammenspiels und der Disziplin aller Akteure entscheidet über die Effizienz des „Spiels“ und Erfolg oder Misserfolg. Sicherlich können einige „Stars“ hin und wieder mal im Alleingang die Kastanien aus dem Feuer holen, langfristig gewinnt man nur als eingeschworenes Team.
Die Speditions- und Logistikbranche leidet unter niedrigen Margen, daher ist es umso wichtiger, dass die Prozesse schlank und effizient gestaltet, die Prozesskosten also niedrig sind.
Viele Unternehmen haben sich deshalb in den letzten Jahren mit der Verbesserung von Prozessen beschäftigt, ein Quantensprung wurde jedoch nicht erreicht. Wo liegen die Gründe?
Wir von A’PARI Consulting stellen häufig fest, dass sich die Unternehmen nur Teilbereiche bzw. Abteilungen ansehen und diese dann für sich optimieren, ohne den Gesamtprozess im Auge zu haben.
Das beste Beispiel ist die Abrechnungsabteilung. Sie hat häufig den Ruf zu groß und ineffizient zu sein, in Wahrheit ist sie nur der „Mülleimer“ aller schlechten vorgelagerten Prozesse. Die Folgen sind ein hohes Maß an Prüfungs-, Kontroll- und Korrekturtätigkeiten in der Abrechnung, die – bei Disziplin der anderen Abteilungen – nicht sein müssen.
Pep Guardiola, Trainer des FC Bayern München, würde als Verfechter von perfektem Zusammenspiel und Disziplin wahrscheinlich die Hände vor dem Gesicht zusammenschlagen. Jeder Spieler (Mitarbeiter) muss seine Aufgaben und Verantwortung kennen und „leben“ – es kann nicht jeder machen, was er will.
Vertrieb (Stürmer)
Der Vertrieb sucht immer den Abschluss und fällt dabei häufiger aus dem Kollektiv heraus. Für ihn zählt nur das Erzielen eines Tors (= Umsatz). Das Verhindern von Gegen-/Eigentoren in Form von hohen Prozesskosten sieht er (bisher) nicht als seine Aufgabe.
Der Vertriebsmitarbeiter muss klare Vorgaben haben, was er verkaufen darf und was nicht. Will er davon abweichen, muss er das mit dem Trainer und der Mannschaft abklären.
Disposition (Mittelfeld)
Die Disposition sieht die Strippen im Mittelfeld und koordiniert die Aufträge. Auf der einen Seite muss sie die operativen Anforderungen erfüllen und kosteneffizient einkaufen, auf der anderen Seite darf sie auch die administrative Abwehrarbeit in Form von Datenqualität für Abfertigung, Abrechnung und Lademittel nicht vernachlässigen.
Erfassung und Abfertigung (Abwehr)
Die Aufträge rollen auf die Erfassung zu, diese müssen effizient und ohne Fehler ins Mittelfeld weitergeleitet werden und sind gleichzeitig die Grundlage für einen guten Torwart. Die Abfertigung nimmt die Pässe der Disposition auf und wickelt die Aufträge physisch und dokumentarisch ab.
Abrechnung und Lademittel (Tor)
Die Abrechnung und die Lademittelabteilung profitieren von der hervorragenden Arbeit ihrer Vorderleute. Der Großteil der Abrechnungen und Verbuchung der Lademittel erfolgt völlig automatisch. Die beiden Abteilungen bügeln nur noch die wenigen „Schnitzer“ aus, bei denen manuell Hand angelegt werden muss.
Eine wirkliche Optimierung der Prozesse kann nur erfolgen, wenn allen Beteiligten die Auswirkungen eines Handelns/Nichthandelns auf den Gesamtprozess bzw. das Gesamtunternehmen klar wird und sie verstehen. Sehr häufig fehlt das Gesamtprozessdenken bei vielen Mitarbeitern/Unternehmen und muss dringend geschult werden.
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