Der Lenkungsausschuss, das Steering Committee oder wie heißt es bei Ihnen?

Gibt es in Ihrem Unternehmen auch einen Lenkungskreis, einen Lenkungsausschuss oder ein sog. Steering Commitee? Wissen Sie Genaueres über dieses Gremium bzw. wie werden Sie regelmäßig über dieses informiert? Oder tagt das Gremium bei Ihnen (etwa auch) eher „im Stillen und Geheimen“?

Die Frage nach den Prioritäten steht über allem

Der Lenkungsausschuss in einem Unternehmen ist zumeist das Gremium, das mit dem Blick auf Prioritäten und finanziellen und personellen Ressourcen die Entscheidung für oder gegen die Durchführung bestimmter Projekte trifft.

Zumeist ist der Lenkungsausschuss „hochklassig“ besetzt durch die Geschäftsführung und weitere Schlüsselfiguren der Organisation. Dies ist auch zu empfehlen, jedoch gilt auch bei der Besetzung des Lenkungsausschusses das Motto: „…weniger ist mehr“. Die Runde sollte möglichst klein gehalten werden. Eine ungerade Zahl ist zu empfehlen. Das macht Entscheidungen einfacher und schneller, eine Pattsituation kann nicht entstehen. Alternativ könnte ein Vorsitzender ernannt werden, der in einer Pattsituation das letzte Wort hat.

Letztlich hat der Lenkungsausschuss die Aufgabe, mit Blick auf die Prioritäten die Projektreihenfolge oder neudeutsch: das Projektportfolio zu bestimmen. Dabei ist der Blick auf das ganze Unternehmen zu richten, um Einzelinteressen einzelner Abteilungen oder gar Personen eine „Gesamtsicht“ entgegensetzen zu können.

Denn nur mit einer klaren Priorisierung  („Was ist im Sinne des Gesamtunternehmens besonders wichtig?) lässt sich die fast immer anzutreffende Ressourcenknappheit begegnen. Denn wichtige Keyplayer lassen sich leider nicht clonen.

Das Tagesgeschäft des Lenkungsausschusses besteht in der übergeordneten Steuerung der Projektarbeit. Im Detail sind z.B. folgende Fragen zu beantworten:

• Welche Projektanträge können freigegeben werden? Welche Projektanträge müssen zurückgestellt werden?
• Welche zusätzlichen Ressourcen werden freigegeben, um bestimmte Projekte durchführen zu können?
• Welche Korrekturmaßnahmen sind erforderlich, um Projekterfolge herbeizuführen?
• Müssen Projektinhalte, Termine oder Budgets geändert werden?

Regeln müssen her

Die Entscheidungsfindung wird dem Lenkungsausschuss hierbei vielfach schwer gemacht. Die Mitglieder können sich oftmals nur schwer vorbereiten, da wichtige Informationen aus den Projekten (z.B. Projektstatusbericht) zu spät eingereicht werden oder sogar ganz fehlen. Immer wieder mangelt es leider auch an der nötigen Vorbereitung auf der Mitgliederseite, da sie dem Gremium nicht die notwendige Bedeutung schenken. Das führt in der Praxis leider oft dazu, dass lang und breit über Details diskutiert wird, die in dieses Steuerungsgremium nicht hinein gehören.

Oft lassen sich daran Schwächen auf der operativen Projektleiter-Ebene erkennen. Besonders schlecht ist es, wenn sogar fachliche Details in dem Gremium diskutiert werden. Das ist hierfür nicht der richtige Platz.

In der Projektorganisation des Unternehmens braucht es daher klare Regeln wie und welche Informationen zu Projekten an den Lenkungsausschuss herangetragen werden sollen, z.B.

• Neue Projektanträge sind in einer definierten Form bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor der nächsten Sitzung des Lenkungsausschuss vorzulegen. Dazu müssen die Termine der Lenkungsausschusssitzungen feststehen und bekannt sein.
• Projektstatusberichte zu laufenden Projekten müssen jeweils an einem definierten Termin vor den Lenkungsausschusssitzungen eingereicht werden.

Die dazu notwendige Disziplin in der Projektorganisation kann z.B. durch das Projektmanagementoffice (PMO) eingefordert werden. Werden notwendige, wichtige Informationen wiederholt nicht eingereicht, muss der Projektleiter persönlich in der Lenkungsausschusssitzung Rede und Antwort stehen.

 

Wer schreibt, der bleibt

Es ist in vielen Unternehmen unbeliebt , doch gilt auch im Projektmanagement der Leitsatz: „Wer schreibt, der bleibt“.

Egal ob z.B. Projektanträge, -statusberichte oder Meilensteinpläne, Protokolle der Sitzungen des Lenkungsausschusses oder der einzelnen Projektgruppen sind ein absolutes MUSS. Diese Dokumente sind unerlässlich für die Nachhaltigkeit der Entscheidungen des Lenkungsausschusses und damit des Projektmanagements im Unternehmen. In den meisten Fällen muss die Ausführung der Protokolle dabei nicht ausufern. Kurze Ergebnisprotokolle sind ausreichend,  um die entscheidenden Fakten zu transportieren bzw. zu konservieren. Es werden nur kurz und knapp die besprochenen Ergebnisse und Aufgaben dokumentiert. Zugleich können diese Protokolle veröffentlicht werden und geben allen Mitarbeitern damit eine Transparenz über die laufenden Projekte in ihrem Unternehmen.

Die Bedeutung des Projektmanagements

Die Ausgestaltung des Projektmanagements sollte an die Wichtigkeit/Bedeutung der Projektarbeit im Unternehmen angepasst werden. Je nach Wichtigkeit des Projektmanagements im Unternehmen sollte auch die Organisationsform und Frequenz ausfallen, in der der Lenkungsausschuss tagt. Entscheidend ist aber die zuverlässige Regelmäßigkeit. Die Termine sollten feststehen und nicht verschoben werden. Es empfiehlt sich ein fester Termin (z.B. jeder zweite Montag im Monat).

Der Aufbau und die Ausgestaltung der Projektmanagementorganisation sind für den Erfolg Ihres Projektmanagements entscheidend. Richtig aufgesetzt, ist das Projektmanagement nicht „formalistisch“, sondern hilft dabei, Projekte in Time, Budget und Quality erfolgreich durchzuführen. Wie sehen pragmatische, aber trotzdem erfolgreiche und „mittelstandsgeeignete“ Lösungen aus, z.B. dokumentiert in einem unternehmensspezifischen Projektmanagement-Handbuch? Gerne unterstützen wir Sie mit unseren Erfahrungen. Bitte sprechen Sie uns an.