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Das Adressbuch des Disponenten: der laufende Bilanzposten

Das Adressbuch mit den Kontaktdaten der Frachtführer/ Carrier, war lange Zeit das Kapital eines Disponenten und ist es in Zeiten von Kapazitätsmangel immer noch. Diese fast „Haben-Seite“ der Bilanz einer Sofa-Spedition geht abends mit dem Mitarbeiter nach Hause und kommt am nächsten Morgen wieder zurück. Doch im Kontext der allgemeinen Digitalisierung ändern auch diese Gepflogenheiten.

Vielzahl von Carrier-Daten notwendig

Nicht nur die Digitalisierung treibt eine Veränderung in der Frachtführer Transparenz an. Auch das verstärkte „Compliance“-Bewusstsein sowie das Bedürfnis der Kunden nach einer vollständigen und möglichst „real-time“ Transparenz der Logistik-Kette, verstärkt die Anbindung des Frachtführers an den 3- oder 4PL-Dienstleister. Dies betrifft zunächst die Basisdaten des einzusetzenden Frachtführers. Reichte früher eine Kopie der EU-Lizenz und Versicherungsbestätigung aus, sind heute (gerade wenn für Blue-Chip-Kunden gefahren wird) deutlich mehr Daten notwendig. Auch getrieben von vielen ISO-Normen werden nun zusätzlich Angaben zur Umweltfreundlichkeit und Alter des Fuhrparks, Arbeitssicherheits-Massnahmen, Fahrsicherheitstrainings der Fahrer, finanzieller Stabilität des Unternehmens und oft noch vielen weiteren Themen gefragt. Bei diebstahlgefährdeten Transporten sowie auch Lebensmittel-, Gefahrgut- und Pharma-Transporten kommen noch zusätzliche Überprüfungskriterien dazu. Und auch die zusätzliche Datensammlung im Massengutbereich, insbesondere, wenn es sich um Kipper- und Tank- bzw. Silofahrzeuge handelt, ist nicht zu unterschätzen. Nun ja, teilweise ist dies zu verstehen. Denn die eigentliche für Absender und Empfänger sichtbare primäre Transportleistung wird ja auch von den Frachtführern erbracht.

Carrier Management System: Ohne IT geht es nicht

Wenn kundenseitig der erste Bedarf an Frachtführerdaten angemeldet wird, wird zunächst in vielen Fällen eine „hands-on“-Lösung implementiert, da die meisten TMS-Systeme momentan nicht über die vollständigen notwendigen Funktionen in diesem Bereich verfügen. Word- oder Excel-Weitwurfverfahren bringen dann die Frachtführerdaten zusammen. Doch spätestens bei den ersten Audits oder Vorfällen merkt man, dass Daten intransparent, nicht komplett oder nicht mehr aktuell sind. Dies ist oft der Auslösefaktor, um eine passende IT-Lösung zum „ System“ auszusuchen und zu implementieren. Doch auch hier ist Vorsicht geboten. Auch wenn die Daten von den betroffenen Frachtführer selbst in seiner Muttersprache erfasst werden können, sollen sie ja weiter verarbeitet werden. Dazu bedarf es keiner Insellösung als „Stand-alone“ System, sondern eine Datenquelle, die aktiv mit anderen IT-Systemen in der Prozesskette kommunizieren kann. Denn wenn die Daten zur Verfügung stehen, sollen sie ja auch in der täglichen Disposition aktiv genutzt werden. Der Disponent soll nun auch den Frachtführer auswählen können, der nachweislich über die erfassten Fakten angegeben hat, dass er die Befähigung für den jeweiligen Transport besitzt. Mit zusätzlichen Telematik-Tools kann die direkte Kommunikation mit dem zuständigen Einsatzleiter oder Fahrer die richtige Wahl des Frachtführers bestätigen.

Transparenz über Leistungen und Qualität

Das Carrier-Management-System soll auch gefüttert werden von den operativen TMS- oder Randsystemen. Der Erreichungsgrad der ETD und ETA soll die Zuverlässigkeit des Carriers wiedergeben. Und Reklamationsmeldungen zu z.B. Beschädigungen aus dem TMS oder CRM sollen ebenfalls die Qualitätsdaten des Frachtführers im Carrier Management System gestalten.

Natürlich kann ein Frachtführer viele „faked“ und alternative Daten und Fakten eingeben, um die aktuelle geläufige Sprache aus den USA mal zu benutzen. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Deswegen ist es wichtig, entsprechende Prüfungen vorzunehmen. Für die Prüfung der Dokumente wie Lizenzen und Policen ist häufig Kenntnis der Landessprache des Frachtführers notwendig. Unternehmen mit Niederlassungen in diesen Ländern können i.d.R. auf ihr eigenes Netzwerk zurückgreifen. Aber wenn diese fehlen, sind alternative Prüfmöglichkeiten gefragt. Zu vielen anderen Themen ist der Input der Disponenten erforderlich, die diese Frachtführer einsetzen. Auch hier muss das Carrier Management System die Möglichkeit bieten, diese „cross-checks“ im täglichen Geschäft vom TMS zu absorbieren.

Für wichtige oder notwendige, aber kritische Frachtführer bieten sich Audits vor Ort an, um die erfassten Daten zu plausibilisieren. Je nach Set-up und Größe des Unternehmens können diese Prüfungen sowie auch das „on-boarden“ von Frachtführern im Qualitätsmanagement oder in einem „shared service centre“ konzentriert werden. Für kleinere Unternehmen tut es ein gut strukturierter Workflow und klare Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb der operativen Abteilungen genauso gut.

Mit einer strukturierten Darstellung der Leistung in oder als Vorstufe zu einem Carrier Management System wird der Frachtführer transparent und auch dazu bewegt, sich um gewisse Themen, die bisher nicht oder weniger in seinem Fokus lagen, zu kümmern. Dadurch werden sowohl sein Portfolio wie auch seine Leistung besser ins Licht gerückt und die Abhängigkeit von einzelnen (Adressbüchern der) Disponenten verringert. Dies gilt auch für die disponierenden Unternehmen, die diese Frachtführer einsetzen. Eine Anbindung an TMS und/oder Vermittlungsplattformen ermöglicht eine schnellere Verbindung von einer Ladung zum passenden Frachtführer und umgekehrt. Dies tut grundsätzlich der ganzen Supply-Chain gut, da die Transparenz Leistungskomponenten beflügelt.

Nebenkriegsschauplatz in Zeiten von Laderaumknappheit?

Doch in einer Zeit der generellen Laderaumknappheit, zum Teil verursacht durch Fahrermangel, haben viele Beteiligte in der Kette zunächst vermeintlich andere operative Probleme, als die Frachtführer-Daten zu sammeln und transparent zu machen. Doch in vielen Fällen beißt sich die Katze in dem Schwanz. Denn die im Carrier Management System dokumentierte Leistung umfasst idealerweise auch die vom Frachtführer fokussierte Relationen und Fahrtrouten und kann so dazu beitragen, schneller den passenden Frachtführer für die Ladung zu finden. Eine Verbindung der Carrier Management Systeme mit (internen) Ladungsbörsen steigern das Potenzial noch mal.

Eine bessere Präsentation der Leistungen fördert das Image der Fuhrunternehmer. Durch die Digitalisierung der Vermittlungstätigkeit rückt die eigentliche Transportleistung, die von diesen Unternehmern erbracht wird, mehr in den Vordergrund. Die Einbindung von LKW-Einsatzleitung und Fahrern in die jeweiligen IT-Systeme möge auch die Attraktivität des Jobs des LKW-Fahrers steigern. Wenn neben der Angleichung der Wettbewerbsbedingungen sowie durch intelligente Verknüpfung von Stafettenverkehren nun auch noch das Gehaltsniveau der Fahrer den neuen Anforderungen der digitalen Spedition angepasst wird, gelingt es hoffentlich, junge Leute für den Beruf des Fahrers zu begeistern. Denn ohne Fahrer und Frachtführer macht Disposition egal ob als 3- oder 4-PL keinen Sinn.

 

Carrier‘s career supported by a carrier management system

The address book of a dispatcher; the walking balance sheet item

The address book with contact details of several carriers was the real asset of a dispatcher in in time of capacity shortage it still is. This asset of the balance sheet of a small non rolling stock asset forwarding company goes together with the employee home and comes back next morning. But in times of digitisation also these habits are changing.

Carriers: many data are necessary

Not only digitisation is changing transparency in the carrier data. Also the increased compliance awareness as well as the customer’s need for a complete and “real-time” transparency of the supply chain is strengthening the ties amongst carrier and 3- or 4-PL service providers. This is primarily focusing on the basis data of the respective carriers. A copy of the EU-licence and insurance policy used to be sufficient in past times. More date are necessary nowadays, especially in case blue-chip customers are served. Also pushed by some ISO-initiatives additional information on sustainability, age of the fleet, safety measures, driver safety trainings, financial stability of the company and many other topics are asked for. In case of theft endangered transports as well as transports of food, dangerous goods, and pharmaceuticals many additional checkpoints pop up. And also in case of bulk transports data collection for transports with dump-, silo and tank-trucks should not be under-estimated. Of course this can be understood as the real visible transport service between shipper and consignee, which is conducted by the carrier and not by the forwarder.

 

Carrier Management System: it does not work without IT

In case customers are demanding the first carrier data, a “hands-on” solution is implemented many times as most of the TMS do not contain any sufficient functionalities in this area. Exchanging Word- or Excel solutions is bringing carrier data together. But at the latest when incidents occur or audits are taking place, it appears that data are incomplete or not any longer valid.  This often is a crucial moment for selecting and implementing a suitable IT-solution for this purpose. But also here one need to be cautious. Even in case carrier data can be captured in its mother tongue, they need to be processed. That is why not a stand-alone system should be used but a data-source, which can communicate with other parts of the process chain. As in case data are available they should be used in the daily dispatching process. The dispatcher should be able to select those carriers, who have proven by the captured and checked data being able to conduct the transport load in question.  With additional telematics tools the direct communication with the responsible operating manager or driver can confirm the correct selection of the suited carrier.

Carrier Management System: Transparency of performance and quality

The Carrier Management System also should be fed by the operational TMS or subsequent systems. The performance on ETD and ETA should reflect the reliability of the carrier. And non-conformity reports on e.g. damages should also generate quality KPI in the Carrier Management System.

Using the current US-terms “faked” and “alternative” facts, carriers can of course capture those incorrect data. Trust is good, control is better. That is why it is important conducting relevant checks. In order to check the documents like licences and policies a knowledge of the mother tongue of the carriers is necessary in most cases. Companies with branches in those countries can use their own network for these purposes but in case those possibilities are missing alternative checking routines are being asked for. In many other cases input from the operational dispatchers, who engage the subcontracted carriers, is needed. The Carrier Management System needs to offer opportunities, to receive data for these cross-checks from the operational TMS in daily business.

In case of important but critical carriers audits on site can be conducted to cross-check the already captured data. Depending on the set-up and size of the company checks as well as the “on-boarding” of carriers can be allocated within the Quality Management or in a “shared service centre”.  For smaller companies however a structured workflow and clear allocation of task and responsibilities amongst the departments involved also will work.

With a structured performance visibility within or as first step in direction of a Carrier management System the carrier will be transparent and also be motivated , taking care on topics which did not belong to its task so far. In this way its service portfolio as well as performance will be visible in a better way and thus the dependency on (address books of) dispatchers will decrease. This is also valid for those companies, engaging these carriers. A link to the TMS or brokerage platforms and freight exchanges enables a quicker match of a load and a suited carrier v.v.. The entire supply chain can benefit from this as the transparency is upgrading the individual service components.

Carrier Management System: subordinated topic in times of capacity shortage?

In times of loading space capacity shortage (partly caused by driver shortage), participants in the transport chain usually have other problems rather than collecting carrier data and making them transparent. But many times this is a vicious circle. As the Carrier Management System in most cases also contains the focused tradelanes and routes of the carrier, it can contribute in finding suited carriers for the respective loads quickly. In case of a connection with (internal) freight exchanges the potential even can be increased.

A better presentation of the performance is promoting the image of carriers. By digitisation of the brokerage, the core service component, transportation, conducted by the subcontracted carrier is focused more intensively. The involvement of truck-dispatching and drivers within the respective IT-systems also can upgrade the attractiveness of the truck driver job. In case apart from harmonisation of competition conditions and intelligent combination of relay transport legs also the salary level of drivers can be adapted to the new requirements of a digital transport industry, it might hopefully be easier to motivate young people for this profession. As without drivers dispatching as 3- or 4PL-service provider does not make any sense.