Gründe für den Einsatz von Mindeststandards im Projektmanagement
Beim Ausklang eines langen und intensiven Arbeitstages während eines Projekteinsatzes in Oberfranken wurde am Nachbartisch in einem Gasthaus „a U“ bestellt. „a U“ bedeutet dort „ein Ungespundenes“ und bezieht sich auf eine Biersorte, die durch den besonderen Gärprozess einen geringen Kohlensäuregehalt aufweist.
Für den Wirt war die kurze und knappe Bestellung ausreichend, der Besteller konnte alsbald sein gewünschtes Bier in den Händen halten und den Inhalt des Kruges genießen. Für die am Tisch Anwesenden stellte sich aber die Frage, wie dieser Prozess der Nachbestellung eines Getränks allein mit zwei Buchstaben funktioniert.
Gewiss, für den einen oder anderen mag der Franke an sich wortkarg sein. Mit der „Reduktion auf das Wesentliche“ lässt sich dies meines Erachtens (ich bin selbst Oberfranke) jedoch am besten beschreiben.
Führen wir dieses Beispiel gedanklich in die Welt des Projektmanagements und der dortigen Verwendung von entsprechenden Werkzeugen und Hilfsmittel. Wie könnte hier eine mögliche Reduktion auf das Wesentliche aussehen?
Als erstes muss man wissen, wohin man will. Am Anfang eines Projekts steht deshalb die möglichst hinreichend genaue Beschreibung der Projektziele und Anforderungen, der Zweck und Nutzen des Projekts, sowie die Darstellung der Rahmenbedingungen inkl. der zeitlichen und monetären Vorgaben. Dies alles wird im sogenannten Projektauftrag festgehalten, der die Basis des späteren Planens und Tuns ist und deshalb auch im Einklang mit dem Top Management erstellt werden muss. Werden in dieser Phase keine Kriterien für die Zielerreichung festgelegt, wird es für das später zu bildende Projektteam schwer bis unmöglich, den Erfolg ihrer Umsetzung zu messen.
Sehr häufig stellen wir in unserem Beratungsalltag fest, dass es in den Unternehmen noch kein Verständnis zur Erstellung einer klaren Projektaufgabe gibt und ein schriftlicher Projektauftrag gar nicht erst existiert.
Im nächsten Schritt sollte die detaillierte Beschreibung der Aufgabenpakete und Aktivitäten erfolgen. Mit diesen und deren Zuordnung zu Teilprojekten oder Teilphasen werden die eigentlichen Maßnahmen und Meilensteine zum Erreichen der Projektziele definiert. Auf dieser Basis kann anschließend mit der Zuweisung der Ressourcen und ggf. der monetären Bewertung der Aufwände und entsprechenden Kosten der übergreifende Projektplan erstellt werden.
Einen strukturierten Terminplan finden wir in den meisten Projekten noch vor, die Detaillierungstiefe der Aufgaben und Aktivitäten in einem frühen Planungsstadium lässt in vielen Fällen jedoch zu wünschen übrig, ist aber kein „Hexenwerk“, sondern eher eine Frage der Übung.
Mit dem Projektplan und dem Projektauftrag liegen die Basisdokumente für die Überwachung und Steuerung der Aktivitäten in einem Projekt vor. Hier gilt es nun Risiken zu erkennen, die den Projekterfolg behindern können und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um das Projekt in der Spur zu halten oder wieder auf Erfolgskurs zu bringen. Mit Hilfe der Projektstatusberichte in regelmäßigen Statusmeetings wird die Kommunikation der aktuellen Projektergebnisse innerhalb des Teams und in das Top Management (z.B. für den Lenkungsausschuss) unterstützt. Hieraus kann und darf sich die so wichtige Selbstmotivation für das Projektteam nähren.
Projektauftrag, Projektplan und Projektstatusbericht – so kann stark vereinfacht die Reduktionsformel zum Einsatz geeigneter Mindeststandards für ein erfolgreiches Projektmanagement lauten. Damit bleibt nach einem anstrengenden Projekttag auch mal wieder Zeit und Muße, in gepflegter Atmosphäre „a U“ zu trinken.
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