5 Maßnahmen für die Beseitigung von Schatten-IT

Schatten-IT bzw. Nebensysteme sind in Unternehmen allgegenwärtig.  Es gehört meist schon zum guten Ton, eigene Endgeräte zu verwenden und benötigte Dienste, vorbei an der eigenen IT-Abteilung,  aus der Cloud zu beziehen oder als Excel-Lösung auf dem eigenen Rechner zu nutzen. Doch die damit verbundenen Risiken für das Unternehmen werden außer Acht gelassen.

Im Beitrag „Warum Datenqualität so wichtig ist“ haben wir bereits darauf hingewiesen, dass Nebensysteme im Geschäftsalltag möglichst zu vermeiden sind. Da diese Systeme nicht selten kritische Daten enthalten, ist besondere Vorsicht geboten.

Was das Unternehmen gegen den Einsatz von Schatten-IT und Nebensystemen tun kann, zeigen die folgenden 5 Maßnahmen:

1. Schatten-Systeme und deren Sinn hinterfragen

Warum werden Schatten-Systeme betrieben? Diese Frage sollten sich Unternehmen zunächst stellen. Scheinbar wird versucht, ein Defizit auszugleichen, das durch mangelnde IT-Unterstützung entsteht. Warum sollte man sich dies nicht zu Nutze machen und die eigenen Systeme und Prozesse  hinterfragen? Anforderungen und Potenziale, die sich daraus entwickeln, sind sehr guter Input bei der Einführung und Weiterentwicklung der Kernsysteme.

2. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter

Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, welche Gefahren sie sich durch die Schatten-IT aussetzen. Dies kann z.B. die nicht vorhandene Datensicherung oder der nicht konforme Umgang mit Kunden- oder Abrechnungsdaten sein. Ziel des Ganzen ist es, den Mitarbeitern zu einem bewussten Handeln zu verhelfen und nicht einen Schuldigen zu finden.

3. Die Benutzer in die Anforderungsanalyse involvieren

Die Anforderungsanalyse ist ein elementarer Teil bei der Einführung eines neuen Systems. Involvieren Sie in diesem wichtigen Schritt bereits Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen (Key-User). Diese können Ihnen direktes Feedback geben und zur Entwicklung eines unternehmensweit anerkannten System führen. Der positive Nebeneffekt: Schatten-Systeme kommen dann seltener vor.

4. Anbieten und nicht verbieten

Eine strikte Haltung gegen die Schatten-IT ist meist nicht zielführend. Ein einfaches Verbot des Systems führt nur zur Unzufriedenheit der Mitarbeiter.

Zeigen Sie diesen Mitarbeitern eine (wirkliche) Alternative auf. Erklären Sie ihnen, welche Vorteile das „offizielle“ System hat und dass ihre Anforderungen darin eingeflossen sind. Häufig fehlt auch nur das Know-how in den Kernsystemen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Wer weiß, wie die Applikation zu bedienen ist, kümmert sich nicht um „Ersatzlösungen“

5. „Legalisierung“  des Schatten-Systems?

Nicht selten stellt die IT-Abteilung fest, dass die eingesetzten Schatten-Systeme sehr gut und weitentwickelt sind. Dies können Sie sich zur Nutze machen. Überführen Sie das System in Ihr IT Service Angebot. Diese „Legalisierung“ kann sich als sehr motivierend für die Mitarbeiter herausstellen, die das System bisher betrieben haben.