4 Schritte für eine erfolgreiche Kontraktlogistik

Nach ein paar Monaten der Leistungserbringung für einen neuen Kunden stellt sich oftmals leider heraus, dass die getroffenen Annahmen nicht mit der Realität übereinstimmen und die im Vorfeld mit dem Kunden und den beteiligten Fachabteilungen definierten Prozesse nicht wirklich für die Durchführung passen. Die Hochlaufphase geht zu Ende, die Mitarbeiter kommen aber nicht auf die notwendige Leistung und der Unmut bei allen Beteiligten wächst.

Welche wesentlichen Kriterien beeinflussen die erfolgreiche Umsetzung von Dienstleistungen rund um die Kontraktlogistik?

Nach meinen Erfahrungen sind es im Wesentlichen vier Faktoren, die über den Erfolg oder Misserfolg bei der Umsetzung von Kontraktlogistik-Projekten entscheiden:

1. Flexible Prozesse

Unabhängig von der Diskussion für eine „Standard- oder Individuallösung“ wird die größtmögliche Freiheit bei der Gestaltung und Ausführung der Geschäftsprozesse benötigt, um erfolgreich auf Marktanforderungen und -veränderungen reagieren zu können. Im Hinblick auf die Prozesskosten gelten Standardabläufe nicht selten als grundsätzlich „günstiger“. Wird allerdings für jeden Kunden eine kostentreibergerechte Prozesskalkulation die Basis des Dienstleistungsvertrages, kann diese Argumentation nicht mehr gelten. Denn spätestens dann spiegelt sich die notwendige Flexibilität für einen Kunden auch in den Preisen wider.

2. Leistungsfähige IT-Systeme

Mit einer leistungsfähigen und auf das Unternehmen zugeschnittenen IT-Infrastruktur und Applikationslandschaft können neben den logistischen Kernprozessen weitere Services im Bereich der Pre- und Aftersales-Aktivitäten oder der Finanzbuchhaltung angeboten werden. Bei einer heterogenen Systemlandschaft gilt es allerdings auf eine enge Verzahnung der beteiligten Systeme zu achten, um manuelle Arbeitsabläufe, wie z.B. für die Erstellung der Leistungsabrechnung, zu vermeiden. Neben einer zügigen Inbetriebnahme der Systemschnittstellen mit den Kunden sollten hierbei vor allem eine hohe Datenqualität und Stabilität im laufenden Betrieb Beachtung finden.

3. Professionelles Projektmanagement

Im Hinblick auf die Notwendigkeit des Einsatzes von Projektmanagement-Methoden wird leider nach wie vor in vielen Unternehmen unterstellt, dass der Aufwand, diese Methodik zu betreiben, in keinem vernünftigen Verhältnis zum Ergebnis stehen würde. Dabei zeigen beispielsweise gerade die Gründe für das Scheitern von Projekten in der letzten CHAOS Studie aus dem Jahr 2013*, dass vor allem in der Entstehungs- und Planungsphase von Projekten die gravierendsten Fehler gemacht werden und damit bereits in den frühen Projektphasen die Weichen für das Scheitern von Projekten gestellt werden.

4. Aktives Change Management

Für Dienstleistungen in der Kontraktlogistik ist die Umsetzung eines aktiv gelebten Change Management, wie es auch in der Produktion üblich ist, von immer größerer Bedeutung. Zum einen gibt es veränderte Kundenwünsche (z.B. andere Sendungsstrukturen als in der Angebotsphase angenommen), zum anderen sollen durch die kontinuierliche Optimierung der Geschäftsabläufe Einsparpotenziale erzielt und auch das Leistungsportfolio strikt am Markt ausgerichtet werden. Als Maxime für Veränderungsprozesse können dabei die beiden Fragen „Tun wir die richtigen Dinge?“ und „Tun wir die Dinge richtig?“ herangezogen werden.

Lebt man diese vier Erfolgsfaktoren im Tagesgeschäft, so ist das schon die halbe Miete für die erfolgreiche und wirtschaftliche Umsetzung von Kontraktlogistikprojekten.

*) Studie „CHAOS Manifesto 2013“ der Standish Group International, bei der über 40.000 Projekte untersucht wurden